5 maneras en las que IAM puede revolucionar tus acuerdos gracias a la IA

Los métodos tradicionales que utilizan los equipos para crear, gestionar y cumplir acuerdos están llenos de ineficiencias. Implican demasiados sistemas tecnológicos, demasiados pasos y transferencias manuales torpes en las que los empleados tienen que mover documentos y datos de una herramienta a otra. Tras hablar con diversas organizaciones sobre sus procesos de acuerdos, hemos descubierto que estos suelen ser complejos, costosos e ineficientes. A esta situación la llamamos la "Trampa del Acuerdo". Entre la pérdida de ingresos y la destrucción de valor, esta problemática cuesta a las organizaciones de todo el mundo casi 1,8 billones de euros al año. Lee el informe de Deloitte y Docusign.

La gestión inteligente de acuerdos con Docusign IAM es la nueva generación de tecnología para acuerdos. Elimina los pasos manuales y los sistemas desconectados de los procesos de trabajo tradicionales, sustituyéndolos por una plataforma integral que mejora la eficiencia.

Aquí tienes cinco formas en las que Docusign IAM puede ayudar a tus equipos a automatizar tus procesos de trabajo y mejorar el proceso de acuerdos de principio a fin.

Encuentra acuerdos y cláusulas con IA

Uno de los problemas más comunes de los procesos desactualizados es la dificultad para encontrar un contrato o localizar una cláusula específica. Según una investigación de Docusign y Deloitte , casi la mitad de las empresas cree que pierde demasiado tiempo buscando acuerdos. Más del 54% carece de herramientas para automatizar el seguimiento y análisis de los acuerdos completados. Todo ese tiempo de búsqueda supone frustración y costes innecesarios.

Docusign Navigator es un repositorio potente que utiliza IA para responder rápidamente a preguntas sobre acuerdos. Ofrece filtros sencillos que permiten ordenar el catálogo por parte, fecha de vencimiento, valor económico y otros criterios. Además, su barra de búsqueda emplea procesamiento de lenguaje natural para buscar por conceptos en lugar de solo palabras clave. Esto es especialmente útil para localizar cláusulas sobre temas complejos como privacidad o fuerza mayor. Además, la IA generativa puede crear resúmenes de las partes más largas o complejas de un acuerdo.

Toma mejores decisiones con informes de acuerdos

Tus acuerdos pueden parecer simples documentos de texto, pero Docusign IAM los transforma en conjuntos estructurados de datos. Al extraer puntos clave, tu equipo puede obtener una visión rápida de un documento individual o de toda la biblioteca de acuerdos. Estos datos permiten responder con rapidez y precisión a preguntas críticas del negocio.

Por ejemplo, si quieres identificar a los clientes que generan más ingresos para tu empresa, los informes de Docusign IAM pueden ofrecerte esa información. También te indican qué acuerdos próximos a vencer se renovarán automáticamente. Tu equipo podrá hacer un seguimiento de las estadísticas clave de los acuerdos y utilizar esos datos para tomar decisiones más informadas sobre el rumbo de la empresa.

Conecta herramientas mediante integraciones

Otro hallazgo clave de la investigación de Deloitte y Docusign es que los equipos pierden recursos moviendo información entre demasiadas herramientas desconectadas, lo que genera problemas de control de versiones y compartición de datos.

En lugar de estar subiendo, descargando y reformateando documentos continuamente, ¿qué tal si un acuerdo permaneciera en la misma plataforma desde su creación hasta la negociación, firma, ejecución y renovación? Con Docusign IAM, los clientes pueden acceder al Docusign App Center para conectar todas las herramientas que ya utilizan para gestionar sus acuerdos.

Elimina pasos manuales gracias a la automatización

Las integraciones reducen el esfuerzo de mover la información de un acuerdo entre distintas herramientas. La automatización lleva esta mejora al siguiente nivel al eliminar el esfuerzo manual en la transición de un paso a otro dentro del flujo de trabajo. Al eliminar estos traspasos manuales, se ahorra tiempo, se reducen errores y se mejora la visión del proceso de acuerdos.

Docusign Maestro es una solución sin necesidad de código para simplificar estos pasos costosos y tediosos. Los clientes de IAM pueden usar Maestro para automatizar los procesos de tus acuerdos, incluyendo verificación de identidad, firma electrónica y otras condiciones. En cuanto un paso se completa, Maestro inicia el siguiente de forma automática. Las personas que necesiten ser notificadas recibirán alertas automáticamente, y cualquier herramienta necesaria en el siguiente paso (por ejemplo, firma electrónica, verificación de identidad, notariado, etc.) se conectará directamente al proceso. Una vez configurado en Maestro, la automatización de los procesos detrás de tus acuerdos avanzará de la manera más fluida posible.

Simplifica la colaboración en los acuerdos

Cuando los acuerdos implican varias partes u organizaciones, la automatización de estos procesos puede volverse caótico debido a la falta de visibilidad y control de versiones. Es fácil perder la pista de cuál es la versión actual, qué parte la está revisando, qué cambios se han incorporado y quién debe actuar a continuación.

Docusign IAM soluciona este problema con una única versión basada en la nube que siempre está actualizada. El acuerdo se crea en la nube y nunca sale de la plataforma. La negociación, firma, servicios notariales (si son necesarios) y renovación ocurren en el mismo documento. En cualquier momento, cualquier persona con los permisos adecuados puede ver el estado del acuerdo y seguir su progreso. Con IAM, siempre tendrás la seguridad de estar trabajando con la versión más reciente. A medida que el proceso avanza, IAM registrará las actualizaciones en tiempo real y hará un seguimiento de las acciones pendientes.

Empieza con Docusign IAM

Docusign ha sido durante mucho tiempo líder en la gestión de acuerdos. Las funciones y servicios descritos en este artículo están diseñados para cubrir las necesidades actuales y futuras de las empresas.

Descubre cómo Docusign IAM puede ayudar a tu equipo a optimizar tus acuerdos de principio a fin.

¿Listo para empezar? Contacta con nuestro equipo de ventas español hoy mismo.