10 tipos de documentos que puedes firmar online

La situación a la que se han enfrentado las organizaciones desde 2020 ha aumentado la necesidad de trabajar de forma remota y firmar documentos en línea. 

La firma electrónica puede ayudar a todo el mundo a acelerar la ejecución de todos los acuerdos y ayudar a agilizar nuestros procesos diarios. 

Además, esta viene siendo regulada desde 2014 por el reglamento eIDAS y es legal y válida utilizarla en el mercado español.

Por ello, en este artículo queremos mostrarte 10 tipos de documentos que se pueden firmar fácilmente en línea para acelerar el cierre de tus acuerdos con clientes, proveedores, empleados, …

1. Transferencias de propiedades, arrendamientos, hipotecas y otras transacciones inmobiliarias 

Los acuerdos en el ámbito inmobiliario se pueden llevar a cabo en minutos gracias a la implementación de las firmas electrónicas. 

Con esto, evitamos que el cliente final tenga que ir a la agencia, que tengamos que imprimir los largos contratos de arrendamiento y una pérdida de tiempo considerable.

Imagina la mejora de la eficiencia que experimentarán los agentes inmobiliarios y la mejora en la gestión de los documentos generados en cada una de tus operaciones.

2. Acuerdos de confidencialidad

Un NDA o acuerdo de confidencialidad establece cómo compartes información o ideas de manera confidencial, por ejemplo, con un proveedor, una agencia de marketing, un asesor financiero o un abogado. 

Los NDA pueden ser unidireccionales o mutuos si ambas partes están divulgando información. Sin un NDA establecido, existe el riesgo de que otros puedan usar la información que ha compartido sin su permiso. El uso de una solución de firma electrónica facilita el envío de NDA preaprobados a todos los firmantes relevantes de forma remota. 

3. Concursos

Un concurso es una recopilación de información, normalmente emitido por entidades públicas, que brinda detalles de un proyecto para recibir ofertas de proveedores y terceros que podrían completar ese contrato.

La documentación del concurso describe los términos del contrato y el proceso de licitación, junto a otra información requerida. 

Muchos de estos concursos son enviados por agencias gubernamentales y los contratistas y las agencias ofertan para ganar el contrato en función de las condiciones establecidas.

Si bien un concurso no es un contrato al uso, es muy probable que deba firmarse internamente antes de que los aprobadores la publiquen y deben aceptar que incluye toda la información necesaria. También puede solicitar a los proveedores que firmen su respuesta para confirmar que toda la información contenida supone un reflejo fiel y exacto de sus capacidades.

4. Contratos de venta

Un contrato de venta es un acuerdo creado entre un comprador y un vendedor que se pueden firmar de forma sencilla en línea.

Un contrato de venta de bienes ayuda a proteger a ambas partes al establecer los detalles de la venta y una descripción de lo que se está comprando. Un acuerdo de venta de bienes puede incluir el precio, la descripción de los bienes, la entrega y la garantía, etc. 

Imagina el ahorro de tiempo que supone enviar un contrato a un cliente, que lo reciba en segundos y que sólo tenga que hacer clic en unos pocos botones para que la venta se realice. Con esto, evitamos que el equipo de ventas tenga que andar detrás de nuestros clientes para que se firmen los contratos y agilizamos notablemente la cantidad de operaciones cerradas.

5. Acuerdos de servicios

Un típico contrato con clientes es un acuerdo de servicios. Este contrato establece un marco de términos de compromiso para el trabajo futuro entre dos partes, creando la base para futuros negocios.

Los acuerdos de servicio marco generalmente incluyen términos genéricos, como términos de pago, resolución de disputas, propiedad intelectual y más. Un acuerdo maestro de servicios es legalmente vinculante y exigible por ley.

6. Contratos de trabajo y cartas de oferta

Todos los empleados de una empresa disponen de un contrato de trabajo. Para encontrarles, las empresas publican ofertas en los que se establecen los detalles del puesto y las condiciones. 

Una vez aceptada la oferta, los empleados y la propia empresa pasan a firmar un contrato de trabajo, en los que se establecen los términos finales de empleo, incluidas las condiciones, los derechos, las responsabilidades y los deberes de cada una de las partes.

En un mundo en el que el teletrabajo y la agilidad son necesarios, poder contratar a gente en cualquier parte del mundo y en cualquier momento se ha convertido en algo indispensable. Esto se puede conseguir mediante el uso de la firma electrónica.

7. Arrendamientos

Hay muchos tipos de acuerdos y arreglos de arrendamiento, incluidos los acuerdos de alquiler de propiedades y los acuerdos de arrendamiento de automóviles que se pueden firmar en línea. ¿Le preocupa si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en estos casos? Descubre más sobre las firmas electrónicas y su validez en España. 

8. Órdenes de compra

Una orden de compra es una oferta realizada por un comprador para comprar bienes a otra organización.

Cuando se envía una Orden de Compra, inicialmente no es un contrato, pero se convierte en uno cuando es aceptado por el comprador. Por lo general, existe un proceso de aprobación para una orden de compra, ya que la orden de compra realiza un viaje desde la creación hasta el cierre. 

Una solución de firma electrónica puede ayudar a enrutar las aprobaciones para completar órdenes de compra en minutos en lugar de días.

9. Documentos financieros

Muchos acuerdos financieros se pueden firmar en línea, como acuerdos de préstamos personales, así como puedes firmar documentos de forma remota para abrir una nueva cuenta bancaria. 

A medida que los bancos y otras instituciones financieras se esfuerzan por dejar de usar papel y mejorar las experiencias de los clientes, firmar en línea se ha convertido en una parte esencial para acelerar los acuerdos. 

10. Petición pública

Las peticiones públicas permiten a la ciudadanía presentar peticiones al Gobierno y otras entidades públicas para presionar en casos que necesitan un cambio legislativo o de carácter administrativo. Seguro que ya has firmado alguna petición electrónicamente. El uso de una firma electrónica simplifica la recopilación de una gran cantidad de firmas a gran velocidad.

Como puedes comprobar, Docusign eSignature puede ayudar a acelerar el proceso de acuerdos y ayudar a las organizaciones que necesitan que los documentos se firmen en línea. 

Con eSignature, el 82 % de los acuerdos de Docusign se ejecutan en un solo día y el 49 % en menos de 15 minutos. Un acuerdo de Docusign también es seguro: se crea a prueba de manipulaciones e incluye un registro de auditoría admitido por los tribunales. Descubre cómo firmar un documento electrónicamente.