Vertragsgenehmigungen: schnell, einfach und sicher

Verträge sind das Herzblut jeder Organisation. Je länger es dauert, bis ein Vertrag unterzeichnet wird, desto länger wird gewartet, bis durch das Geschäft Einnahmen generiert werden. Obwohl die E-Signatur-Technologie viel dazu beigetragen hat, den Vertragsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen, verlassen sich viele Organisationen bei der Verhandlung, Prüfung und Genehmigung von Verträgen immer noch auf manuelle Arbeitsabläufe und getrennte Systeme. Kunden und Geschäftsbereiche werden ungeduldig und sowohl der Vertragswert als auch die Wahrnehmung der Rechtsabteilung leiden.

Die derzeitigen Prozesse für Verhandlung, Entwurf und Prüfung sind auch für Rechtsabteilungen nicht optimal. Moderne Juristen müssen ein unglaublich breites Spektrum von Verantwortlichkeiten unter einen Hut bringen, doch laut Gartner kann die Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Genehmigung von Verträgen bis zur Hälfte der Arbeitszeit einer Rechtsabteilung in Anspruch nehmen. Manuelle Vertragsprozesse sind ein ineffizienter Einsatz von juristischen Ressourcen. Die Entgegennahme von Anfragen ist chaotisch, Arbeiten werden dupliziert und Anwälte und Vertragsmanager verbringen viel Zeit mit der Suche nach den zuletzt genehmigten Konditionen der Organisation von Versionen, die mehrere Prüfungen durchlaufen, sowie mit einer arbeitsintensiven Kommunikation.

Selbst wenn ein Unternehmen sein eigenes Vertragswesen weiterentwickelt hat, können Anliegen Dritter wie z. B. die Notwendigkeit, den Vertrag eines anderen Unternehmens zu verwenden, den gesamten Prozess durcheinanderbringen. Eine von Forrester Consulting im Auftrag von DocuSign durchgeführte Studie wirft Licht auf das Problem. Fast die Hälfte der befragten Unternehmensjuristen bearbeiten über 1.000 Verträge pro Monat. Allerdings berichteten 50% der befragten Juristen über Ineffizienz aufgrund von manueller Datenübertragung und 62% gaben an, Verträge aufgrund von Fehlern nachbearbeiten zu müssen. Da E-Mail und Microsoft Word die wichtigsten Instrumente für die Vertragsvorbereitung darstellen, berichtete darüber hinaus die Hälfte aller Befragten von Verzögerungen aufgrund eines langwierigen Vorbereitungsprozesses von Verträgen sowie von Schwierigkeiten bei der Wahrung von Sicherheit und Vertraulichkeit.