DORA-Compliance leicht gemacht mit IAM

FAQ

• Wie kann mir Docusign dabei helfen, einen besseren Überblick über meine Vereinbarungen mit IKT Dienstleistern zu schaffen?

  Vereinfachen Sie Ihren Weg zur Einhaltung der DORA-Anforderungen, reduzieren Sie Risiken und erhöhen Sie Ihre Cyber-Resilienz mit Docusign Navigator. Da Finanzinstitute unter dem Digital Operational Resilience Act (DORA) einem zunehmenden regulatorischen Druck ausgesetzt sind, ist es entscheidend, über die richtigen Tools zu verfügen. Unser zentralisiertes Vertragsrepository ermöglicht es Ihrer Organisation, alle Ihre IKT-Verträge zu verwalten und den Compliance-Anforderungen einen Schritt voraus zu sein.
  
  Wichtigste Vorteile:
  - Zentralisierter Überblick: Zugriff und Verwaltung aller IKT-Verträge über eine zentrale Plattform, die die Einhaltung der strengen DORA-Anforderungen an das Risikomanagement für Dritte unterstützen kann.
  - Auditierbare Dokumentation: Gewährleisten Sie einen nahtlosen Zugang zu Verträgen während Audits und Inspektionen, wobei Vertragsinhalte leicht zugänglich sind und an die regulatorischen Standards angepasst sind.
  - Datensicherheit und -integrität: Sichern Sie Vertragsdaten mit kontrolliertem Zugriff, damit Ihr Unternehmen die Datenschutzstandards von DORA gewährleisten kann.
  - Globale Einhaltung auf einer Plattform: Verwalten Sie Verträge mit IKT-Anbietern in verschiedenen Ländern und stellen Sie sicher, dass die DORA-Standards konsequent eingehalten werden können.

• Wie kann ich meine Verträge an die DORA-Standards anpassen?

  Dank der intelligenten Such- und Analysefunktion in Ihrem Repository können Sie ganz einfach Verträge identifizieren, die eine Korrektur zur Anpassung an die DORA-Standards benötigen. Mit den Funktionen zur Dokumentenerstellung können Sie Änderungsanträge mit vordefinierten Klauseln schnell erstellen und zur Unterschrift versenden, wodurch die Zeit zur Einhaltung von Fristen verkürzt wird. Darüber hinaus wird die Erstellung von Massendokumenten unterstützt, sodass Sie standardisierte Änderungsschreiben an mehrere IKT-Dienstleister in einem Aufwand versenden können.

• Was ist Intelligent Agreement Management (IAM)?

  IAM ist eine neue Kategorie von Cloud-Software, die Organisationen weltweit dabei unterstützt, dem Vertragschaos zu entkommen und zu verändern, wie sie ihre Verträge und Vertragsprozesse erstellen, ihnen zustimmen und sie verwalten. Dies trägt dazu bei, die Effizienz zu verbessern, Risiken zu reduzieren und Mehrwert aus Verträgen zu erschließen.
  
  Das Vertragschaos ist vermutlich die größte, nicht wahrgenommene Herausforderung, vor der Organisationen stehen. Laut Deloitte können mangelhafte Vertragsmanagementprozesse und -systeme jedes Jahr weltweit einen wirtschaftlichen Verlust von fast 2 Billionen$ verursachen.* Jede Organisation ist zwar für viele ihrer täglichen Aktivitäten auf Verträge angewiesen, aber das Verwalten der Verträge ist teils langsam, manuell und fehleranfällig – kritische Geschäftsdaten innerhalb verschiedener Dokumente bleiben zudem oftmals unerschlossen.
  
  Zur Lösung dieses Problems und als Ausweg aus dem Vertragschaos ist eine neue Herangehensweise an Verträge erforderlich, bei der sie als wichtiger Bestandteil innerhalb moderner Geschäftsabläufe behandelt werden. Diese Lösung soll Nutzerinnen und Nutzer bei jedem Schritt unterstützen, manuelle Aufgaben automatisieren und die Leistungsfähigkeit von KI wirksam einsetzen.
  
  Intelligentes Vertragsmanagement ist eine neue Möglichkeit, Organisationen folgendermaßen zu unterstützen:
  – Vereinbarungen auf eine Weise erstellen, die kollaborativ, automatisiert und in alle Geschäftsprozesse und Systeme integriert ist.
  – Verträge schneller, sicherer und mit einer besseren Erfahrung für Endkunden, Partner und Mitarbeitende abschließen.
  – Verträge dynamisch verwalten, indem die darin verborgenen Daten aufgeschlüsselt, deren Wert erschlossen und unnötige Risiken eliminiert werden.
  
  Willkommen in der neuen Welt des intelligenten Vertragsmanagements (IAM).

• Welche Sprachen versteht Ihre KI?

  Wir unterstützen derzeit Englisch, Französisch und Deutsch. Docusign Navigator wurde kürzlich in EMEA eingeführt und ist nun mit Unterstützung für diese drei Sprachen verfügbar.

• Wie lange ist der typische Implementierungszeitraum?

  Navigator ist eine sofort einsatzbereite Lösung. Sobald er in Ihrem Konto aktiviert ist, können alle Ihre zuvor unterzeichneten Docusign-Verträge automatisch zu Navogator migriert werden. Es kann zwar einige Zeit dauern, bis die KI diese Verträge verarbeitet, aber die Einrichtung ist viel schneller als bei herkömmlichen Lösungen für das Management des Vertragslebenszyklus, die Wochen oder Monate für die Implementierung benötigen können. Mit Navigator ist es so einfach wie das Einschalten der Software.
  
  Für Funktionen wie die Änderungsvorlage und die Massengenerierung müssen Sie mit Ihrem Rechtsteam zusammenarbeiten, um die Änderungsvorlage zu erstellen. Sobald diese fertig ist, kann sie relativ schnell in das Tool eingefügt werden - oft innerhalb weniger Tage. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, steht Ihnen das Docusign Professional Services Team zur Verfügung, um Sie bei der Einrichtung dieser Vorlagen zu unterstützen.

• Kann ich externe Verträge hochladen, damit sie von der KI-Funktion analysiert werden können?

  Ja, natürlich. Sie können Altverträge oder Verträge von Dritten hochladen, die noch nicht in Docusign unterzeichnet wurden. Diese können als Bilder gescannt werden, und das System wird das Dokument mit optischer Zeichenerkennung verarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verträge nicht nur durchsuchbar, sondern auch innerhalb von Navigator vollständig zugänglich sind.

• Kann die KI gescannte, unterschriebene Dokumente lesen?

  Ja, das kann sie. Wir verwenden optische Zeichenerkennungstechnologie, um gescannte Bilder und Bilddateien zu lesen, die vollständig unterstützt werden.

• Müssen Verträge erst in optische Zeichenerkennung umgewandelt werden?

  Wir führen eine optische Zeichenerkennung für den Vertrag durch, d. h. selbst wenn es sich um ein gescanntes Bild oder ein gescanntes PDF-Dokument handelt, wird es verarbeitet und durchsuchbar gemacht.

• Benötigen wir sowohl CLM als auch Navigator, um die KI-Funktionen zu nutzen?

  Nein, für die Nutzung der derzeit in Intelligent Agreement Management (IAM) verfügbaren Funktionen benötigen Sie kein CLM. Die IAM-Plänen beinhalten Navigator und die Dokumentenerstellung, die ohne die Implementierung von CLM genutzt werden können.
  
  In Zukunft planen wir jedoch, Docusign CLM in den Navigator zu integrieren, um die Funktionen beider Systeme zu kombinieren und erweiterte Funktionen von CLM, wie die Verhandlung, anzubieten. Die heutigen IAM-Funktionen sind jedoch vollständig eigenständig und erfordern keine CLM-Implementierung.

• Werden die Kundendaten getrennt und vom KI-Training ausgeschlossen?

  Ja, Ihre Daten werden von denen anderer Kunden getrennt. Ihr Docusign-Konto enthält nur Ihre spezifischen Daten. In Ihrem Konto gibt es eine Option, mit der Sie die Zustimmung zur KI-Schulung ein- oder ausschalten können. Wenn Sie sich für die Zustimmung entscheiden, werden Ihre Daten anonymisiert und aggregiert. Letztendlich entscheiden Sie selbst, ob Ihre Daten für das Training der KI von Docusign verwendet werden. Darüber hinaus wird Ihr Vertrag eine Klausel enthalten, in der Sie angeben, ob Sie der Verwendung Ihrer Daten für das KI-Training durch Docusign zustimmen oder nicht.

• Welche weiteren Funktionen sind in Intelligent Agreement Management (IAM) enthalten?

  Die Intelligent Agreement Management (IAM) Pläne decken eine Reihe von Anforderungen ab, darunter die Erstellung von Dokumenten, Vorlagen, Berichten und elektronischen Signaturen. Zusätzlich beinhalten die IAM-Pläne Funktionen wie Webformulare (in einigen Plänen verfügbar), Identitätsprüfung und Maestro-Workflows.
  
  Maestro ermöglicht es Ihnen, Vertragsprozesse zu orchestrieren und komplexe Workflows zu automatisieren. Je nach gewähltem IAM-Plan, wie zum Beispiel IAM für den Vertrieb, IAM Core oder ein anderes Angebot, stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung.

• Was passiert, wenn Kunden ihre Zustimmung zum KI-Training verweigern?

  Die Zustimmung zur Datennutzung hat keine Auswirkungen auf Ihren Account. Ihre Funktionen bleiben unbeeinträchtigt, unabhängig davon, ob Sie der Nutzung Ihrer Daten zustimmen.
  
  Je mehr Daten Docusign zum Trainieren der KI nutzen kann, desto genauer wird diese. Wir benötigen jedoch die Zustimmung unserer Kunden, um ihre anonymisierten und aggregierten Daten zu verwenden, was sicherstellt, dass sie nicht auf ein bestimmtes Unternehmen zurückverfolgt werden können.