Schaffen Sie unternehmensweite Agilität

Bessere Zusammenarbeit, Produktivität und Engagement sind nur einige der Vorteile einer agilen Arbeitsweise. Zu diesen flexiblen Arbeitsmethoden gehört ein iterativer Ansatz bei der Festlegung von Zielen und Durchführung von Projekten. Technologie ist der Schlüssel zur digitalen Transformation, und fast jeder, der in der IT oder Produktentwicklung arbeitet, wird agile Arbeitsmethoden anwenden oder davon gehört haben. Diese Praktiken werden jedoch oft nicht durchgängig auf andere Abteilungen wie Personal- und Rechtswesen übertragen. Unternehmen mit agilen Arbeitsweisen erzielen Berichten zufolge ein um 60% höheres Umsatz- und Gewinnwachstum, wie in der Harvard Business Review dargelegt wird. Ist agiles Arbeiten also etwas, das alle Bereiche eines Unternehmens in Angriff nehmen sollten?

Unternehmensweite Agilität

Die digitale Revolution verändert die Geschäftswelt, aber Abteilungen wie IT und Vertrieb müssen bisweilen feststellen, dass andere Abteilungen den Fortschritt durch manuelle, papierbasierte Prozesse ausbremsen. Docusign befragte 750 Vertriebsprofis, um die neuesten B2B-Vertriebstrends zu ermitteln. In der Umfrage gaben 43% der Vertriebsprofis an, dass sie die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung als schwierig empfinden, und 53% sagten, dies liege daran, dass im Rahmen der Zusammenarbeit zu viele manuelle Aufgaben erforderlich sind. Laut 40% der Befragten bestand der Grund außerdem darin, dass sie nicht sicher sein konnten, an welcher Stelle des Genehmigungsprozesses sich Verträge befinden.

Nur wenige Unternehmen erreichen die unternehmensweite Agilität. Die KPMG Global Agile Survey aus dem Jahr 2019 sammelte 128 Antworten von Führungskräften in 17 verschiedenen Ländern, wobei 55% der Befragten aus Europa stammen.

• 23 % der Befragten in allen Ländern erwarteten, dass in drei Jahren nur ausgewählte Abteilungen agil arbeiten würden, und 32 % gingen davon aus, dass flexibles Arbeiten auf Unternehmensebene stattfinden würde.

• In den Niederlanden rechneten 43 % mit dem Erreichen der unternehmensweiten Agilität bis 2022.

• In Deutschland gaben 45 % der Befragten an, dass das Aufbrechen von Silos zwischen Geschäftsbereichen und IT der Hauptgrund für ihre Umstellung auf Agilität war.

Agile Praktiken stärken auch die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen in Krisen wie der COVID-19-Pandemie. In Großbritannien ergaben Untersuchungen von McKinsey, dass 93% der Unternehmen äußerten, ihre agilen Geschäftsbereiche hätten in Sachen Kundenzufriedenheit und operative Leistung „besser" oder „deutlich besser" als ihre nicht agilen Geschäftsbereiche abgeschnitten. Das lag oftmals an einer schnelleren Entscheidungsfindung und der Fähigkeit, sich an Herausforderungen anzupassen. Diese Erkenntnisse sind ein starkes Argument für die Einbindung agiler Arbeitsmethoden im gesamten Unternehmen. Führungskräfte können Mitarbeiter hinsichtlich Agilität unterstützen, indem sie das Team anhand einer gemeinsamen Zielsetzung und Vision sowie mit flachen Strukturen und verantwortungsbewussten Rollen vereinen. Die Technologie der nächsten Generation ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, und viele digitale Tools können dazu beitragen, agile Methoden für andere Abteilungen wie das Personal- und Rechtswesen bereitzustellen.

Digitale Tools für agiles Arbeiten

Unternehmen müssen sich weiter verändern und anpassen, um ihre gesamte Organisation flexible zu gestalten. Die Firmen, die sich digitale Technologie zu eigen machen, werden in Zukunft am besten im Wettbewerb bestehen. In einer Gartner-Umfrage gaben 56% der CEOs an, dass digitale Verbesserungen zu einer Umsatzsteigerung geführt hätten. Laut der von Docusign in Auftrag gegebenen Forrester-Studie Status Quo Vertragswesen 2020 haben jedoch nur 18% der 120 befragten Entscheidungsträger im Technologieeinkauf das Vertragsmanagement in ihrer Rechtsabteilung vollständig digitalisiert. Darüber hinaus ergab die Forrester-Studie, dass lediglich 38% der Mitarbeiter von Rechtsabteilungen glauben, dass elektronische Signaturen und Aufzeichnungssysteme wie ECM-Systeme (Enterprise-Content-Management) integriert und automatisiert werden könnten– verglichen mit 65% der Mitarbeiter im Vertrieb.

Die Nutzung digitaler Tools kann den Übergang zu agilen Methoden erleichtern, Aufgaben automatisieren und papiergestützte und manuelle Prozesse überflüssig machen. Sowohl Rechts- als auch Personalabteilungen in der EMEA-Region finden die folgenden Tools hilfreich, wenn sie auf agile Arbeitsweisen umstellen.

• EAP-Tools (Enterprise Agile Planning) wie JIRA Software von Atlassian und Microsoft AZURE Boards helfen Unternehmen beim Einsatz von agilen Praktiken in großem Umfang, sodass eine agile Entwicklung auf Unternehmensebene erreicht wird. Ihr Beitrag besteht in der Unterstützung von ergebnisorientierten, kundenzentrierten, kollaborativen und kooperativen Praktiken und kontinuierlichem Stakeholder-Feedback.

• Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit bei der Kommunikation wie Google Drive, Dropbox, Trello, Microsoft Teams und Slack können Teams im Rechts- und Personalwesen bei agilen Arbeitsmethoden unterstützen.

• Vertragsmanagement-Tools wie Docusign CLM können vorab genehmigte Vertragsbedingungen, Serviceniveaus, Garantien, Preise und andere Optionen an einem Ort zusammenführen. Damit können sie Abteilungen im gesamten Unternehmen helfen– Vertriebsteams können schneller durch die Angebotsphasen navigieren, und die Rechtsabteilung kann ihre Überprüfung der Bedingungen beschleunigen. Darüber hinaus können Unternehmen mithilfe von CLM eine leicht zugängliche Bibliothek mit vorab genehmigten Klauseln erstellen, die für das automatische Ausfüllen von Verträgen konfiguriert werden können.

• Prozesse, die Unterschriften erfordern, sind ein grundlegender Bestandteil der Rechts- und Personalarbeit. Manuelle und papiergestützte Verfahren führen jedoch häufig zu Verzögerungen. Die E-Signatur kann Rechts- und Personalteams bei der Beschleunigung der Vertragsüberprüfung und des Vertragsabschlusses unterstützen.

• Customer-Relationship-Management-Systeme wie Salesforce können Rechtsteams dabei helfen, kundenorientiert vorzugehen.

Durch die Automatisierung von Prozessen mit Lösungen wie eSignature und CLM können Rechts- und Personalabteilungen die agile Leistung des gesamten Unternehmens direkt beeinflussen.