So automatisieren Sie das Dokumentenmanagement für Lieferanten

Wenn Unternehmen wachsen, brauchen sie die richtigen Systeme, um Beschaffungsprozesse zu skalieren und gleichzeitig effizient zu bleiben. Lieferketten sind globaler denn je: Die Lieferanten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens können praktisch überall verteilt sein. Ohne einen klaren, automatisierten Workflow können Lieferantendokumente verloren gehen oder verlegt werden, insbesondere wenn mehrere „zentrale" Repositorys vorhanden sind.

Unternehmen arbeiten jedes Jahr mit bestehenden und neuen Lieferanten zusammen und erfassen unzählige Dokumente von Lieferanten – wie Geheimhaltungsvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und Dienstleistungsrahmenverträge. Häufig müssen Beschaffungsteams diese Dokumente jedoch zeitnah manuell erfassen, verfolgen und verwalten und sie für den zukünftigen Gebrauch sowie für Compliance- und Auditzwecke speichern. Das nimmt Zeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Beschaffungswesen in Anspruch, die sie sonst mit wertschöpfenden Aktivitäten wie strategischer Beschaffung, Kostensenkung und Geschäftskontinuität verbringen könnten.

Vertragsaktionen zum Speichern von Lieferantenverträgen nutzen

Vertragsaktionen (engl. Agreement Actions) sind eine neue Funktion von Docusign eSignature, mit der Administratoren einfach Regeln konfigurieren können, um gängige Maßnahmen nach der Signatur zu automatisieren. Dazu gehören die Möglichkeiten, abgeschlossene Dokumente automatisch bei einem Cloud-Speicheranbieter (z.B. SharePoint, Box, Dropbox, Google Drive) zu archivieren, Daten in Google Sheets zu exportieren und Workflows in Docusign CLM zu starten.

Mit Vertragsaktionen können Beschaffungsteams Prozesse wie das Onboarding von Lieferanten straffen und gleichzeitig sicherstellen, dass Dokumente zur richtigen Zeit im richtigen Ordner abgelegt werden. Administratoren können auf einfache Weise Regeln und Bedingungen auf der Grundlage von eSignature-Dokumentenfeldern, Vorlagentyp und anderen Metadaten erstellen, um automatische Aktionen nach der Signatur auszulösen:

Dokumente archivieren

Archivieren Sie fertiggestellte Lieferantendokumente jedes Mal in den richtigen Ordnern – so können Sie Zeit sparen und manuelle Fehler vermeiden. Teams müssen keine Zeit damit verschwenden, an mehreren Orten nach Dokumenten zu suchen oder Erinnerungen zu setzen, um Dokumente manuell in den richtigen Ordner oder an den korrekten Speicherort zu verschieben. Wenn beispielsweise der Name der Vorlage „NDA" (Geheimhaltungsvereinbarung) und der Lieferantentyp „indirekt" ist, wird der unterzeichnete Vertrag automatisch in dem angegebenen Ordner für indirekte Lieferanten archiviert.

Daten exportieren

Der Export in ein Arbeitsblatt erleichtert die Analyse und die Erstellung von Berichten über eine große Anzahl von Lieferantendokumenten. So können beispielsweise Daten zu Risiko-Verzichtserklärungen automatisch in ein bestimmtes Google Sheet exportiert werden, um die Anzahl der Lieferanten zu verfolgen, denen Ausnahmen gewährt wurden.

Workflows auslösen

Lösen Sie nachgelagerte Genehmigungen und Workflows in Docusign CLM aus, sodass der Genehmigungsprozess unmittelbar nach der Unterzeichnung eines Dokuments durch einen Lieferanten in Gang gesetzt wird. Die Teams müssen sich nicht mehr darum kümmern, die wichtigsten Beteiligten aufzufinden, um Dokumente abzuzeichnen. Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich, während der Genehmigungsprozess automatisch startet und dafür gesorgt ist, dass alle Dokumente von den richtigen Parteien/Personen unterzeichnet und fertiggestellt werden. Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards gewährleisten dabei den Schutz sensibler Vertragsdaten.