Paraphieren: Bedeutung und korrekte Anwendung

Eine Unterschrift auf wenige Zeichen reduzieren mag für jene verlockend klingen, denen tagtäglich zahlreiche Dokumente zum Signieren vorgelegt werden. Gemeint sind hier die Paraphen, die Anfangsbuchstaben von Vor- und Nachnamen, mit denen Vertragsunterseiten vor Änderungen geschützt werden – jedoch ist hiermit noch keine rechtsgültige Unterschrift vorhanden. Wann und wo das Unterzeichnen mit den Initialen sinnvoll ist und was Sie dabei beachten sollten, verraten wir Ihnen hier.

Das bedeutet Paraphieren – Definition

Wie eingangs kurz erläutert bedeutet das Paraphieren die Unterzeichnung eines Dokumentes mit den Initialen, die sich aus Vor- und Nachnamen zusammensetzen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Signatur, manuell oder elektronisch, wird das Paraphieren von Dokumenten dann eingesetzt, wenn Verträge aus mehreren Seiten bestehen. Diese werden dafür einzeln mit den Kurzzeichen paraphiert und somit vor Änderungen, Austausch oder Hinzufügen einzelner Seiten geschützt. Zusammengefasst heißt Paraphieren also nichts anderes, als Vertragsseiten gegen nachträgliche Veränderung abzusichern. Dokumente mit Faksimile unterzeichnen – erfahren Sie hier, was Sie darüber wissen müssen.

So paraphieren Sie richtig

Zunächst stellt sich die Frage, wer eigentlich zum Paraphieren berechtigt ist. Die Antwort ist einfach: jede Vertragspartei ist dazu berechtigt, die einzelnen Seiten mit ihren Kurzzeichen zu versehen. Ganz gleich, ob es sich bei dem entsprechenden Dokument um einen Mietvertrag oder um das Paraphieren eines Arbeitsvertrag handelt, alle involvierten Personen können die einzelnen Blätter der Verträge paraphieren und sich somit versichern, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden. Auch fachlich zuständige Personen können das Paraphieren stellvertretend für die Unterzeichner übernehmen. Für gewöhnlich paraphieren ein bis zwei Personen pro Vertrag.

Und nun zur Umsetzung: Wo sollte das Kurzzeichen stehen? Am besten setzen Sie Ihr Kürzel seitlich unten auf ein Dokument, meistens wird die rechte Seite dafür genutzt. Die Paraphen können entweder manuell oder mit einem Stempel eingesetzt werden. Beachten Sie jedoch, dass die Paraphierung keine rechtsgültige Unterschrift darstellt. Eine rechtsgültige Unterschrift muss einen vollständigen Namen beinhalten und einen Schriftzug aufweisen, mit dem Signatur und Person eindeutig zugeordnet werden können. Erfahren Sie mehr über elektronische Signaturen und ihre Verwendung.

Welche Verträge werden paraphiert?

In der Theorie kann jede Vertragsart paraphiert werden. In der Praxis zeichnet sich jedoch ein anderes Bild ab: Überwiegend werden Kurzzeichen für völkerrechtliche Vereinbarungen verwendet und im Business-Kontext, vornehmlich bei B2B-Geschäften. Zum einen handelt es sich hierbei oftmals um vielseitige Dokumente, zum anderen befinden sich meist mehrere Vorlagen oder Kopien im Umlauf, die so vom finalen Vertragswerk unterschieden werden können. Häufig wird das Paraphieren von den Personen übernommen, die fachlich verantwortlich sind wie z.B. Abteilungsleitende oder Prokuristen und Prokuristinnen. Die unterzeichnende Person muss somit nicht zwingend auch den Vertrag paraphieren. Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit Docusign CLM.

Rechtsgültig signieren mit Docusign

Auch wenn das Unterzeichnen von Dokumenten mit den Paraphen verlockend klingt, bietet diese Variante keine rechtsgültige Grundlage für Dokumente. Einfacher und rechtsgültig funktioniert das Signieren von Dokumenten mit der elektronischen Signatur – Docusign eSignature bietet Ihnen hierfür eine cloudbasierte Lösung, die sich nahtlos in bestehende Systeme einfügt und Ihr Unternehmen einen großen Schritt in Richtung sinnvolle, digitale Transformation befördert. Erfahren Sie hier mehr über die Rechtslage rund um die elektronische Signatur. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen von Docusign eSignature.