Kostenvoranschlag: Definition, Pflichten & Tipps!

Von der KFZ-Reparatur bis hin zur Wohnungssanierung – ein Kostenvoranschlag gibt eine Richtung an, mit welchen Ausgaben die Kundin bzw. der Kunde rechnen muss. Insbesondere bei Dienstleistungen, die mit hohen Kosten verbunden sind, hat sich der Kostenvoranschlag bewährt, um den Kunden Transparenz und die Möglichkeit zum Preisvergleich zu geben.

Auch für die Unternehmensseite bietet der Kostenvoranschlag Vorteile: So kann man sich ein erstes Bild über den möglichen Auftrag und den Arbeits- und Materialaufwand machen, was später bei der Kalkulation und Planung anstehender Projekte hilft. Was es aus rechtlicher Sicht mit dem Kostenvoranschlag auf sich hat, welche Pflichten damit einhergehen und wie verbindlich er ist, verraten wir Ihnen hier.

Was genau ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist dafür da, der Kundin oder dem Kunden eine ungefähre Einschätzung über den Preis eines spezifischen Auftrags zu geben. Bei der Erstellung ist fachmännische Kenntnis gefragt, um den möglichen Zeit-, Material- und Kostenaufwand zu errechnen. Besonders oft wird er bei Reparaturen, Bauprojekten und auch medizinischen Leistungen erstellt, die mit großen Ausgaben verbunden sind. Moderne Vertragsmanagementsysteme können dabei helfen, Kostenvoranschläge effizienter zu erstellen und zu verwalten.

Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?

Mit dem Kostenvoranschlag wird die Verbraucherin bzw. der Verbraucher über die voraussichtlichen Kosten informiert – und das in den meisten Fällen unverbindlich. Konkret bedeutet dies, dass die zu erwartenden Kosten nur einen Richtwert geben, sich aber noch verändern können. Die veranschlagte Summe kann jedoch in beiderseitigem Einverständnis als verbindlich erklärt werden. Damit verpflichtet sich die Unternehmensseite, keine höheren Kosten in Rechnung zu stellen.

Kostenvoranschlag in Rechnung stellen – ist das erlaubt?

Da ein Kostenvoranschlag auch immer mit Aufwand für den Betrieb verbunden ist, stellen sich viele die Frage, ob man für die Berechnung bezahlen muss. Ist Kostenvoranschlag gleich Rechnung? Die Antwort ist: Nein.

Im Normalfall wird ein Kostenvoranschlag nicht vergütet, wie im Bürgerlichen Gesetzbuch BGB festgelegt wurde (632 Abs. 3 BGB). Doch auch hier gibt es Ausnahmen. Zum Beispiel dann, wenn vorher explizit vereinbart wurde, dass der Kostenanschlag in Rechnung gestellt wird. Eine Klausel in den AGB reicht dafür nicht aus – eine ausdrückliche Vereinbarung sollte bestenfalls in Textform mit Unterschrift von Kundenseite erfolgen. Elektronische Signaturen können diesen Prozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Denn vor Gericht wurde bisher entschieden, im Zweifel nicht zu vergüten.

Das heißt jedoch nicht, dass die Unternehmen diesen Dienst kostenlos erteilen müssen. Für gewöhnlich wird der Aufwand für die Erstellung eines Kostenvoranschlags später mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. Üblich ist es, hier etwa 10 Prozent der Gesamtsumme auf die Kosten umzulegen.

Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot

Auf den ersten Blick haben beide Dokumente Ähnlichkeit, doch ist ein Kostenvoranschlag ein Angebot? Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass ein Angebot rechtsverbindlich ist, wenn es vom Kunden angenommen wird. Damit müssen die darin enthaltenen Preise und Leistungen eingehalten werden.

Anders verhält es sich beim Kostenvoranschlag: Dieser ist zunächst unverbindlich, die Kosten können sich noch verändern. In diesem Sinne muss auch eine spätere Überschreitung der zu erwartenden Kosten hingenommen werden – natürlich nur in einem angemessenen Rahmen.

Überschreitung des Kostenvoranschlags

Da es sich hierbei meist um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt, müssen Auftraggeberin bzw. Auftraggeber damit rechnen, dass es zu einer Überschreitung der Gesamtsumme kommen kann. Unterschieden wird dabei, ob es sich um eine unwesentliche oder wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags handelt. Erstere orientieren sich in der Praxis an etwa 10 bis 20 Prozent, in Ausnahmefällen auch bis zu 25 Prozent. Die Entscheidung wird jedoch immer im Einzelfall festgestellt.

Sollte es zu einer wesentlichen Überschreitung der zu erwartenden Kosten kommen, steht die Erstellerin bzw. der Ersteller des Kostenvoranschlags nach § 649 Abs. 2 BGB in der Pflicht, den Kunden unverzüglich über die Preiserhöhung zu informieren. Zudem kann es zu einem Schadensersatz kommen, wenn die Kosten nachweislich zu niedrig angesetzt wurden oder die Überschreitung vermeidbar gewesen wäre. Die Erstellerin bzw. der Ersteller des Kostenvoranschlags. Damit einhergeht ein außerordentliches Kündigungsrecht für den Kunden.

Wichtige Angaben im Kostenvoranschlag

Das Ziel des Kostenvoranschlages ist es, dem Kunden eine nachvollziehbare Einschätzung über den ungefähren Preis eines Auftrags zu geben. Hierfür ist es sinnvoll, entsprechende Angaben zu machen und sie übersichtlich zu strukturieren. Dazu gehören:

• Beschreibung, Art und Umfang der Arbeit

• Arbeitsaufwand mit Arbeitskosten

• Materialkosten

• Fahrtkosten

• Erfüllungszeitraum

• Gültigkeit

• Gesamtpreis

Für gewöhnlich handelt es sich beim Kostenvoranschlag um eine unverbindliche Vorkalkulation. Dies können Sie auch schriftlich festhalten und den Kostenvoranschlag mit einem entsprechenden Zusatz ergänzen. Für die Gültigkeit bietet sich ein Zeitraum von rund sechs Wochen an, um den Kunden genügend Zeit zu geben und auf der anderen Seite zu vermeiden, dass die Materialkosten in der Zeit stark ansteigen. Achten Sie außerdem darauf, den Gesamtpreis immer inklusive Mehrwertsteuer anzugeben, um eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags zu vermeiden.

Fazit

In der Praxis findet der Kostenvoranschlag häufig Anwendung, wenn große Projekte, kostenintensive Reparaturen, (Um-)Bauarbeiten oder Dienstleistungen anstehen. Im Vergleich zum Angebot ist er für gewöhnlich nicht verbindlich und auch die Endsumme darf sich in einem zumutbaren bzw. unwesentlichen Rahmen erhöhen. Immer wieder steht der Kostenvoranschlag in der Diskussion, wenn es um die Vergütung geht. Hier wird in der Regel für den Kunden entschieden und eine kostenlose Vorkalkulation verlangt.

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