Digitalisieren Sie den Kontoeröffnungsprozess mit Docusign

Die Finanzinstitute von heute treten ins digitale Zeitalter ein und müssen dabei strategische Wege finden, um die Vorteile ihres technologischen Fortschritts an Kunden weiterzugeben. Der Kontoeröffnungsprozess ist die perfekte Gelegenheit, mit einem hervorragenden Kundenerlebnis einen guten Eindruck zu hinterlassen. Im Allgemeinen liegt die Abbruchrate bei der Eröffnung eines Online-Kontos bei 19%. Das ist bereits hoch, aber bei zeitaufwändigen Antragsverfahren steigt die Abbruchrate weiter. Hier erhalten Sie einen Blick darauf, wie Docusign mit seiner elektronischen Signaturlösung Ihnen helfen kann, einen schnellen, einfachen Ablauf für die Eröffnung neuer Konten zu erstellen, anstatt neue Kunden mit zeitraubenden, papierbasierten Prozessen zu frustrieren.

Schritt 1: Kundendaten digital erfassen

Der Standardprozess zur Eröffnung eines neuen Kontos beginnt mit einem persönlichen Treffen eines Kunden mit einem Mitarbeiter eines Finanzinstituts. Zu Beginn erfasst der Mitarbeiter Ausweisdokumente, um die Identität des neuen Kunden zu überprüfen. Dann beantwortet der Kunde Fragen nach persönlichen Angaben (und wartet geduldig, während der Mitarbeiter die Daten eingibt) oder gibt diese Daten anhand eines Geräts vor Ort ein. Nach Abschluss dieses Gesprächs werden die Informationen ausgedruckt und eigenhändig unterzeichnet.

Guided Forms von Docusign verkürzen diesen Prozess um alle unnötigen Schritte. Anstatt des Besuchs einer Filiale und persönlicher Angaben gegenüber einem Mitarbeiter kann der neue Kunde von fast jedem Ort aus Informationen auf seinem eigenen Gerät bereitstellen. Er wird in einem intelligenten, schrittweisen System zur Eingabe von persönlichen Informationen aufgefordert. Dieses System verwendet Angaben nach Möglichkeit wieder und stellt auf der Grundlage früherer Antworten automatisch angepasste weitere Fragen. Wenn der Kunde alle Fragen beantwortet hat, erstellt das System von Docusign automatisch einen Vertrag, der für die Unterzeichnung bereit ist und umgehend mit Hilfe von eSignature signiert werden kann.

Dieser gestraffte digitale Prozess ist schneller, kundenfreundlicher und weniger fehleranfällig. Im Vergleich zu persönlichen Kontoeröffnungsprozessen reduziert dieses digitale Verfahren den Zeitaufwand für das Ausfüllen neuer Anträge um 60–75% und senkt die Rate unvollständiger oder nicht ordnungsgemäßer Unterlagen von 35% auf weniger als 2%.

Schritt 2: Die Identität des Kunden überprüfen

Im Gegensatz zu Unternehmen in anderen Branchen müssen Finanzinstitute über den Verbraucher hinausgehende Beziehungen pflegen. Konkret haben sie eine Reihe von Vorschriften zu befolgen, um sicherzustellen, dass sie ihr Geschäft ordnungsgemäß führen – dazu zählt die Überprüfung der Identität ihrer Kunden.

Zur Verbesserung der Legitimationsüberprüfung stehen Banken und Vermögensverwaltern einige Möglichkeiten zur Verfügung, um die Identität einer Person sorgfältig nachzuprüfen. Die folgenden Maßnahmen sind einige gängige Methoden zur Überprüfung von Identitäten:

• Telefonische Authentifizierung: Damit diese Methode funktioniert, muss eine Person einen Telefonanruf entgegennehmen oder einen Authentifizierungscode erhalten und diesen Code dann in ein anderes System eingeben. So ist nachgewiesen, dass die Person, die auf wichtige Bankinformationen zugreift, die Person ist, die Zugang zu der mit diesem Konto verbundenen Telefonnummer hat.

• SMS-Authentifizierung: Sie ähnelt der telefonischen Authentifizierung, der Empfänger muss aber nur eine Textnachricht öffnen, um einen Authentifizierungscode zu erhalten, der den Zugang zum System der Bank gewährt. Auch dieser Schritt weist nach, dass die Person, die versucht, Zugang zu den Bankinformationen zu erhalten, die Person ist, die die Kontrolle über die mit diesem Konto verbundene Telefonnummer hat.

Finanzinstituten, die Docusign verwenden, steht noch eine weitere leistungsstarke Option für die Authentifizierung bereit: Docusign Identify. Bei dieser Lösung können Kunden Bilder von offiziellen Ausweisen – Führerschein, Reisepass, Personalausweis, eID und mehr – hochladen, um ihre Identität nachzuweisen. Im Rahmen des Identifizierungsprozesses können Institute Informationen aus diesen Ausweisen (Name, Adresse, Foto) entnehmen und in einem Aufzeichnungssystem für spätere Audits oder andere Prüfzwecke speichern.

Schritt 3: Allgemeine Geschäftsbedingungen akzeptieren

Nachdem die Informationen des Kunden erfasst und die Identität überprüft wurden, müssen beide Parteien noch einen Vertrag unterzeichnen, um die Beziehung offiziell zu machen. Dieses Dokument – die allgemeinen Geschäftsbedingungen – legt die Einzelheiten der Beziehung zwischen einem Finanzdienstleistungsunternehmen und dem neuen Kunden fest, einschließlich Gebührenstrukturen, Strafgebühren, Dienstleistungen und anderer wichtiger Details.

Mit Docusign Click können Unternehmen mit nur einem Klick die rechtsverbindliche Zustimmung von Kunden zu allgemeinen Geschäftsbedingungen/ Offenlegungsdokumenten erfassen, was Risiken senkt und das Kundenerlebnis verbessert. Docusign Click erfasst nicht nur die Zustimmung, es zeichnet auch Datum, Uhrzeit und andere wichtige Informationen auf, um einen detaillierten Prüfpfad bereitzustellen. Dies stellt nützliche Informationen darüber zur Verfügung, welche Nutzer bestimmten Versionen einer Clickwrap-Vereinbarung zugestimmt haben. Mit Docusign Click können Finanzinstitute alle Clickwrap-Vereinbarungen sicher an einem Ort speichern, durchsuchen und verwalten, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung von ESIGN, eIDAS und anderen rechtlichen Standards reduziert wird.

Schritt 4: Dokumente zur automatischen Genehmigung weiterleiten

Ein modernes Vertragssystem vereinfacht das Kontoeröffnungsverfahren mit Automatisierungen unter Zuhilfenahme der besten Technologie auf dem Markt. Nach endgültiger Unterzeichnung durch den neuen Kunden müssen Finanzinstitute die Dokumente noch einer Reihe von internen Unterzeichnern vorlegen, um den Prozess abzuschließen.

Mit Docusign können Unternehmen eine Vertragskette mit einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern erstellen. Diesen Mitarbeitern kann die Befugnis zur Signatur, die reine Ansichtsberechtigung oder jede andere erforderliche Rolle zugewiesen werden. Dokumente können an eine ganze Gruppe von Stakeholdern gleichzeitig gesendet werden oder es kann ihnen eine bestimmte Reihenfolge zugeordnet werden, in der die Dokumente angezeigt oder signiert werden sollen. Mithilfe von eSignature können diese Dokumente innerhalb von Minuten fertiggestellt und an die nächste Stufe des Prozesses weitergeleitet werden.

Docusign hilft Teams beim Aufbau dieses Prozesses mit einer praktischen Übersicht der Signierreihenfolge, die eine visuelle Darstellung der Umschlagverteilung bietet, einschließlich verzweigter oder bedingter Weiterleitungsoptionen zwischen internen und externen Parteien. Die Funktionen der Vertragsweiterleitung können für jede Aktivität einzeln festgelegt werden.

Zum Beispiel möchten Banken möglicherweise individuelle Prozesse für die Umschlagweiterleitung einrichten, um die Eröffnung eines neuen Kontos, die Ausgabe einer neuen Debitkarte, die Beantragung einer neuen Kreditkarte zu verwalten. Für jede Art von Transaktion kann die Weiterleitung der Unterlagen zugeschnitten werden, um eine schnellere und genauere Bearbeitung zu gewährleisten.

Docusign eSignature ermöglicht es Finanzinstituten, menschliche Verzögerungen im Prozess zu beseitigen, indem es jeden Schritt automatisch startet, sobald der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Es bietet darüber hinaus einen Einblick in die Signaturkette für jede notwendige Partei, damit niemand über den Status im Unklaren ist oder nicht feststellen kann, in welchem Stadium sich ein Vertrag befindet.

Es ist an der Zeit, Kontoeröffnungen zu digitalisieren

Trotz aller Vorteile eines digitalen Kontoeröffnungsprozesses haben nur 20 % der heutigen Finanzdienstleistungsinstitute dieses Verfahren vollständig digitalisiert. Institute, die noch mit papierbasierten Prozessen arbeiten, leiden unter einer Reihe von Problemen und Engpässen, darunter:

• Nacharbeit aufgrund von manuellen Fehlern

• Ineffizienzen bei der Datenübertragung

• Mangelnde Transparenz bezüglich des Signaturstatus

• Verzögerungen beim Start von Projekten

All das führt zu einer schlechten Erfahrung für neue Kunden und zwingt sie dazu, unnötige Verzögerungen und Unklarheit über den Bearbeitungsstatus hinzunehmen.

So beschleunigt Santander die Kontoeröffnung und das Onboarding mit Docusign

Mit dem Ziel der Verbesserung des Kundenerlebnisses begab sich Santander auf eine Transformationsreise, um seine ineffizienten, manuellen Prozesse zu digitalisieren. Vor dieser digitalen Transformation mussten neue Kunden eines von 39 bearbeitbaren PDF-Onboarding-Formularen ausfüllen, drucken, unterzeichnen und an eine lokale Niederlassung zurücksenden. Dieser unnötig manuelle Ablauf dauerte im Schnitt 12Tage (und manchmal sogar bis zu 25Tage).

Mit Docusign konnte Santander diese Schritte digitalisieren und die umständlichen PDF-Dateien durch ein dynamisches Online-Formular ersetzen. Wenn Kunden dieses erste Formular einreichen, wird eine Reihe von Back-Office-Prozessen ausgelöst, die für die Genehmigung und Eröffnung des neuen Kontos erforderlich sind, etwa Prüfungen

hinsichtlich der Vermeidung von Finanzkriminalität und Betrugsbekämpfung. In vielen Fällen trägt eine parallele Verarbeitung dazu bei, alle Onboarding-Schritte abzuschließen, sodass das Konto der Kunden mit deren Unterzeichnung eröffnet ist. Die Zeit, die neue Kunden für die Kontoeröffnung benötigen, konnte um 83 % verkürzt werden.