Leitfaden für die digitale Transformation – so holen Sie Ihr Team ins Boot

Unternehmen, die die digitale Transformation starten möchten, müssen eine Strategie für den digitalen Wandel entwickeln. Es gibt zwei verbreitete Mythen über die digitale Transformation. Die erste besagt, dass die „digitale Transformation" nur Großunternehmen betrifft. In Wahrheit schreitet die Technologie so schnell voran, dass alle Unternehmen irgendwann eine digitale Transformation durchlaufen müssen– sonst sind sie vom Scheitern bedroht und können nicht mehr wettbewerbsfähig bleiben. In der Tat kann der digitale Wandel kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Docusign beauftragte Forrester Consulting mit einer Umfrage unter 1.087 globalen Entscheidungsträgern: Status Quo Vertragswesen 2021. Die Umfrage ergab, dass Unternehmen, die bei der Digitalisierung ihres Vertragssystems weiter fortgeschritten sind, mehr Vorteile verzeichnen und ihre Konkurrenz mit geringerem Entwicklungsstand übertreffen. Automatisierte Vertragsprozesse senken die Kosten und steigern die Abschlussgeschwindigkeit.

Der zweite Mythos ist, dass es bei der digitalen Transformation nur darum geht, eine analoge Funktion durch digitale Technologie zu ersetzen. Digitaler Wandel hingegen ist eine unternehmensweite Initiative, bei der es ebenso um die Umgestaltung von Kultur und Prozessen wie um Technologie geht. Digitale Transformation ist eine Reise. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie eine Roadmap für die digitale Transformation erstellen können.

Roadmap für eine erfolgreiche digitale Transformation

Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert Veränderungen. Das gesamte Team muss hinter der Vision stehen. Diese drei Punkte sollten Sie berücksichtigen, um Ihre Mitarbeiter für die digitale Transformation zu begeistern:

Kommunikationsstrategie

Die erste Phase zur Entwicklung eines Rahmens für die digitale Transformation besteht darin, eine umfassende Analyse des Unternehmens durchzuführen, um die notwendigen Anforderungen und potenziellen Ergebnisse zu verstehen. Definieren Sie den Wert, den jede Änderung jedem betroffenen Geschäftsbereich bringt. Erstellen Sie dann eine Kommunikationsstrategie, um die Schwachpunkte auf Abteilungsebene sowie die breiteren Geschäftsziele aufzugreifen. Die Erfolgswahrscheinlichkeit der digitalen Transformation eines Unternehmens ist fast doppelt so hoch, wenn der Zeitplan der Umsetzung digitaler Initiativen klar kommuniziert wird.

Aufbau Ihres Teams

„Land and Expand" (das Gewinnen von ersten Anwendern und die anschließende Erweiterung) ist bei Weitem der beste Weg, um eine unternehmensweite digitale Transformation zu erreichen. Oder in diesem Fall ein Team innerhalb des Unternehmens aufzubauen, das aus den frühen Anwendern besteht und die Vision vorantreibt. Das Team kann das Projekt unterstützen, Ergebnisse frühzeitig liefern und dann andere an Bord bringen.

● Führungskräfte: Ihr(e) „Executive-Sponsor(s)" muss/müssen die Vision nicht nur finanziell unterstützen, sondern auch den Plan und den Fortschritt an ihre Mitarbeiter kommunizieren.

● Wegbegleiter für die Umsetzung: Bestimmen Sie einen oder mehrere „Adoption-Champion(s)" bzw. Change-Management-Champions aus dem gesamten Unternehmen, die das Projekt vorantreiben und Engpässe identifizieren. Die Champions sollten ihre Rolle als Chance sehen und nicht als zusätzliche Arbeitsbelastung. Je nach Größe und Komplexität Ihres Unternehmens sollten Sie idealerweise einen Champion je 20 betroffenen Endanwendern haben – aufgeschlüsselt nach Teams. Menschen lehnen Wandel von Natur aus ab, doch je mehr Nutzen Ihre Transformation bringen kann, desto mehr Unterstützung wird sie erhalten.

Eine erfolgreiche digitale Transformation

Sie müssen unbedingt ein Verständnis des Werts Ihrer Investition in die digitale Transformation besitzen. Definieren Sie, was Erfolg für Sie bedeutet. Gartner warnt vor einem Overengineering der Messung der digitalen Transformation. Sie müssen nicht alles messen, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Paul Proctor, VP Analyst bei Gartner, erklärt

„Wählen Sie Leistungskennzahlen, die Sie leicht messen können. Versuchen Sie nicht, eine Hierarchie von Leistungskennzahlen aufzubauen. Wählen Sie nur 5 bis 9 Kennzahlen, die Sie verfolgen und umsetzen möchten. Der Wert einer Kennzahl liegt in ihrer Fähigkeit, die unternehmerische Entscheidungsfindung zu beeinflussen."

Fazit

Während die digitale Disruption in allen Unternehmen neue Chancen eröffnet, können agile, mittelständische Unternehmen mithilfe digitaler Workflows schneller vorgehen und schneller Ergebnisse erzielen. Die Kunst besteht darin, frühzeitig gute Prozesse zu entwickeln und digitale Automatisierung und Technologien zu implementieren, die eine bessere Skalierbarkeit dieser Prozesse unterstützen.

Die „menschliche" Seite der digitalen Transformation kann schwerer zu durchbrechen sein. Der schnellste Weg, um das Team von der Vision zu überzeugen, ist das Vorweisen von Erfolgen. Ernten Sie zunächst die niedrig hängenden Früchte wie Docusign eSignature, das innerhalb einer Woche eingeführt werden kann. Die Vorteile lassen sich unmittelbar realisieren, und es ist eine großartige Möglichkeit, eine breitere Akzeptanz zu fördern. Geschäftliche Verträge sind ein Bereich, in dem Sie die digitale Transformation beschleunigen können. Viele kleine und mittelständische Unternehmen nehmen die digitale Transformation mithilfe von Unternehmen wie Google und Docusign in Angriff. Eine Umfrage von Ernst and Young ergab, dass Rechtsteams, die Routineaufgaben digitalisieren, bis zu 20% der Zeit ihres Teams einsparen können. Ein cloudfähiges Vertragsmanagement kann Routineaufgaben anhand von Technologien für den Vertragszyklus wie Docusign CLM oder Docusign Negotiate for Salesforce digitalisieren.

„Je schneller Sie die Prozesse abschaffen können, die Ihnen Hürden in den Weg legen, desto schneller können Sie Ergebnisse erzielen", CEO von Aragon Research Jim Lundy.

Wenn Sie mehr über Unternehmen erfahren möchten, die sich einem digitalen Wandel unterziehen und ein völlig neues Kundenerlebnis schaffen, laden Sie den Forrester-Bericht Status Quo Vertragswesen 2021 herunter. Darin erfahren Sie, wie führende Unternehmen automatisierte Prozesse für die Vorbereitung, Unterzeichnung, Umsetzung und Verwaltung ihrer Verträge einführen.