Der ultimative Leitfaden für die elektronische Signatur

Der mehrtägige Odyssee des Signierens und Versendens von Tinte-auf-Papier-Unterschriften war früher ein großes Hindernis im Vertragsmanagementprozess. Diese Zeiten sind vorbei. Heute dauert die Beschaffung einer rechtsverbindlichen Unterschrift nur noch wenige Sekunden - und kann von einem Computer oder einem mobilen Gerät aus erfolgen. Neben der Optimierung von Verwaltungsabläufen bieten elektronische Signaturen - oder E-Signaturen - Unternehmen eine elegante Möglichkeit, Risiken zu reduzieren, Ressourcen zu sparen und ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen. Hier finden Sie alles, was Sie über elektronische Signaturen und deren Funktionsweise wissen müssen - vom Verständnis ihrer Funktionsweise bis hin zur Bewertung der rechtlichen und verfahrenstechnischen Vorteile, die sie bieten.

Was sind die Vorteile von elektronischen Signaturen?

Da die Geschäftswelt den Übergang zu einer papierlosen, digitalen Umgebung fortsetzt, werden elektronische Signaturen schnell zu einer geschäftlichen Notwendigkeit. Aber sind sie wirklich ein legitimer Ersatz für traditionelle Signaturen? Mit einem Wort: Ja. Elektronische Signaturen sind nicht nur gesetzlich anerkannt, sie bieten auch einige entscheidende Vorteile, die die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens über Nacht verbessern können. Hier sind einige Vorteile der Implementierung elektronischer Signaturen:

• Erhöhte Flexibilität: Vom Smartphone bis zum persönlichen Desktop - elektronische Signaturen machen es einfach, Geschäfte von unterwegs aus zu tätigen.

• Operative Effizienz: Optimieren Sie die Vertragsabwicklung und steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Ihren Dokumenten-Workflow vollständig automatisieren.

• Risikominimierung: Vermeiden Sie menschliches Versagen und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterzeichner die sind, die sie vorgeben zu sein - mit fortschrittlichen Methoden der digitalen Authentifizierung.

• Geringere Betriebskosten: Verlagern Sie Ihre Papierdokumente online, um Geld für physisches Material (Papier, Porto usw.) zu sparen und keine Unternehmensressourcen und Zeit für lästige Verwaltungsaufgaben zu verschwenden.

• Verbessertes Benutzererlebnis: Fördern Sie engere Kundenbeziehungen, indem Sie Ihren Kunden sowohl ein einfaches, benutzerfreundliches Dokumentenmanagement, als auch eine hohe Gebrauchsfähigkeit Ihrer Benutzeroberfläche bieten.

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Digitale Signaturen sind wie handgeschriebene Unterschriften einzigartig für jeden Benutzer. Anbieter von Lösungen für digitale Signaturen wie Docusign nutzen ein spezielles Protokoll namens Public Key Infrastructure (PKI). PKI fordert die Anwendung eines mathematischen Algorithmus, um lange Zahlenketten, sogenannte Schlüssel, zu erzeugen. Einer dieser Schlüssel ist öffentlich, der andere privat.

Wenn ein Benutzer ein Dokument elektronisch unterschreibt, wird unter Nutzung des privaten Schlüssels des Unterzeichners eine Signatur erzeugt. Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten. Der mathematische Algorithmus arbeitet wie eine Chiffre und erzeugt Daten zu dem betreffenden Dokument, Hash genannt, und verschlüsselt die Daten. Die resultierenden verschlüsselten Daten sind die digitale Signatur. Die Signatur wird zudem mit einem Zeitstempel versehen. Wenn das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wird, ist es ungültig.

Beispielsweise unterzeichnet Frau Jensen eine Erklärung für die Weitervermietung ihrer Wohnung mittels ihres privaten Schlüssels. Der Interessent erhält dieses Dokument. Er erhält zudem gleichzeitig eine Kopie des öffentlichen Schlüssels von Frau Jensen. Falls der öffentliche Schlüssel nicht in der Lage ist, das Dokument zu entschlüsseln, so bedeutet dies, dass es sich nicht um die Signatur von Frau Jensen handelt oder dass das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wurde. Die Signatur wird dann als ungültig erachtet.

Um die Integrität der Signatur zu schützen verlangt die PKI, dass die Schlüssel in einer sicheren Art und Weise erzeugt, ausgeführt und gespeichert werden. Vielfach wird der Service einer vertrauenswürdigen Institution gefordert, der Zertifizierungsstelle (Englisch: Certificate Authority , kurz: CA).

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Zu Beginn gleich eine gute Nachricht: Ja, die elektronische Signatur ist in Deutschland rechtswirksam! Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung. Das ist eine unmittelbar in allen europäischen Mitgliedstaaten geltende Rechtsverordnung, die Regelungen trifft, zum Umgang mit elektronischen Signaturen. Als Ergebnis dessen können wir ganz klar sagen, dass elektronische Signaturen in Europa, und damit natürlich auch in Deutschland rechtswirksam benutzt werden können. Unter anderem sagt die eIDAS-Verordnung, dass vor Gericht, wenn es also um einen Rechtsstreit oder um Beweisfragen geht, der Beweiswert von elektronischen Signaturen nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil es eben etwas Elektronisches ist. Damit bringt der Gesetzgeber ganz klar zum Ausdruck, dass er elektronische Signaturen im Alltag in Europa etablieren möchte.

Was kann man elektronisch signieren?

Mit der zunehmenden Verbreitung von Fernarbeit in der Geschäftswelt ist die Unterzeichnung von Dokumenten aus dem Home-Office oder von unterwegs nicht mehr nur eine effiziente Zeitnutzung, sondern eine Notwendigkeit. Glücklicherweise können Unternehmen in fast jeder Branche von der Verwendung elektronischer Signaturen und der Automatisierung des Vertragszyklus profitieren. Ein paar wichtige Geschäftsfunktionen und Branchen, in denen elektronische Signaturen häufig eingesetzt werden, sind:

• Immobilientransaktionen

• Verkaufsverträge

• HR/Mitarbeiter-Onboarding

• Behördliche Dienstleistungen/Anwendungen

• Finanzdienstleistungen

• Gesundheitswesen

• Lizenzierung von geistigem Eigentum

• Vertraulichkeitsvereinbarungen

• Altersverifikation

Beispiele aus der Praxis: Was Kunden von Docusign halten

Die Vorteile der digitalen Technologie liegen auf der Hand und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit: schnell, einfach und sicher. Unter diesem Motto wurde Docusign zum weltweiten Marktführer im Bereich der elektronischen Signatur und zählt mittlerweile mehr als 500.000 zahlende Kunden und hunderte Millionen Nutzer weltweit.

Was die Kunden von Docusign allesamt gemeinsam haben: Sie sind von den digitalen Lösungen begeistert! Die digitale Technologie gestaltet demnach Prozesse nicht nur effizienter und kostengünstiger, sondern eröffnet auch ganz neue Möglichkeiten, wie die folgenden 2 Unternehmen in der praktischen Anwendung zeigen:

Immomio GmbH

Sie sind auf der Suche nach einer neuen Wohnung? Nun, die Wohnungssuche ist in Deutschland nicht ganz einfach. Die Nachfrage übersteigt um ein Vielfaches das Angebot, ist sehr zeitaufwendig und mühsam.

„So muss das nicht sein" dachte sich das Team von Immomio und hat eine digitale Vermietungsplattform auf den Weg gebracht. Immomio ist eine deutschlandweite, digitale Vermietungsplattform für Wohnungsunternehmen, -genossenschaften und Immobilienverwalter. Immomio unterstützt genau diese dabei ihre Vermietungsprozesse digital abzubilden und den idealen Mieter zu finden - schnell und stressfrei. Nutzer der Vermietungslösung von Immomio verwalten Bewerbungen, Termine, Gesuche und Selbstauskünfte selbstständig und verzichten auf langwierige analoge Vermietungsprozesse. Wie eine Wohnungssuche digital optimiert abläuft, können Sie hier in vollem Umfang nachlesen.

LANXESS

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein führender Spezialchemiekonzern mit Hauptsitz in Köln mit 14.300 Mitarbeitern in 33 Ländern tätig und würden Ihre komplexen Vertragsprozesse gerne effizienter gestalten?

Das weltweite Unternehmen konzentriert sich im wesentlichen auf die Produktion, die Entwicklung und den Vertrieb von chemischen Zwischenprodukten, Additiven, Spezial-Chemikalien und Kunststoffen. In Zusammenarbeit mit Docusign wurde ihre digitale Transformation in Angriff genommen und zunächst ihre Rechts- und Personalabteilung optimiert: Papierkram Ade! Lautete hier die Devise und so wurde für diese beiden Unternehmensbereiche die elektronische Signatur eingeführt.

Lanxess wollte die elektronische Signatur erst mal in diesen beiden Bereichen testen. Dabei haben Sie leider die Rechnung ohne den Wirt gemacht. Als die Kollegen von den anderen Abteilungen die Digitalisierung ihrer Kollegen spitz bekamen, wollten die auch digital werden. So kam es dann auch und auch der komplette Einkauf sowie die Logistik wurden ebenfalls auf elektronische Signatur umgestellt. Warum die anderen Abteilungen ihre Kollegen beneidet haben, können Sie hier nachlesen.

Machen Sie den ersten Schritt zu einem effizienten Vertragsmanagement

Elektronische Signaturen bieten Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Geld zu sparen, Risiken zu managen und die Produktivität zu erhöhen - all das wird das Wachstum beschleunigen und den Umsatz steigern. Wenn Sie bereit sind, einen Schritt in Richtung einer besseren Zukunft im Vertragsmanagement zu machen und mehr darüber erfahren möchten, wie elektronische Signaturen funktionieren, erfahren Sie mehr von unserem Team von Vertragsmanagement-Experten.

Sie möchten die elektronische Signatur selber gerne ausprobieren? Hier geht es zur kostenlosen Testversion!