Der effizienteste Weg für die E-Signatur innerhalb Ihres SAP ERP Systems

Durch die Integration von Docusign an Ihr SAP ERP System automatisieren Sie Ihren digitalen Signaturprozess

In vielen Organisationen werden Beschaffungsprozesse heutzutage noch manuell, ohne Technologieunterstützung durchgeführt und binden viele Ressourcen. Die apsolut Group hat es sich zur Aufgabe gemacht, genau diesen Bereich zu optimieren, um die Nutzung moderner Technologien auch im Einkauf zu etablieren. apsolut ist führender SAP Partner für den elektronischen Einkauf und unterstützt weltweit Unternehmen unterschiedlicher Größe, vom Mittelstandsunternehmen bis hin zum global agierenden Großkonzern. apsolut hat das Potenzial im Bereich Einkauf und Beschaffung erkannt und sich mit jahrelanger Expertise und mehr als 370 Beschaffungsexperten und -expertinnen einen Namen im elektronischen Einkauf gemacht. Die hohe Kundenzufriedenheit erlangt apsolut durch innovative Lösungen und eigenentwickelte Add-Ons, die die Prozesse im Einkauf automatisieren und zeitintensive Abläufe eliminieren. apsolut hat ein umfassendes Partnernetzwerk mit führenden Unternehmen wie SAP und Docusign, um Prozesse in der Beschaffung effizienter zu gestalten. Die Partnerschaft mit Docusign ermöglicht es apsolut-Kundinnen und -Kunden, Docusign eSignature so effizient wie möglich für SAP ERP-basierte Dokumente zu nutzen.

Die elektronische Signatur im Einkauf

Im Einkauf und Beschaffungsprozess können eine Vielzahl von Dokumenten anfallen, die signiert werden müssen: Lieferantenverträge, Bestellungen, Leistungserfassungsblätter. Werden diese Dokumente auf Papier unterzeichnet oder weisen Fehler auf, können sich Signatur- und damit Beschaffungsprozesse erheblich verzögern.

Der apsolut eSignature Connector for Docusign verschafft Abhilfe, indem er Fehlerquellen minimiert, Schritte automatisiert und dadurch die Produktivität erhöht. Mit dieser eigenentwickelten Lösung hat apsolut eine bisher nicht dagewesene Möglichkeit geschaffen, die elektronische Signatur von Docusign in SAP ERP basierte Prozesse einzubinden.

"In der Beschaffung werden verschiedenste Verträge und Dokumente zwischen Kunden und Lieferanten zur Signatur geschickt. Sind mehrere Abteilungen und Hierarchieebenen involviert, kann der manuelle Signierprozess Wochen dauern. Genau aus diesem Grund konzentrieren wir uns auf die Digitalisierung des Einkaufs. Die Partnerschaft mit Docusign erlaubt es uns, Kunden und Kundinnen einen nahtlosen und schnellen Signaturprozess durch die Anbindung an bestehende SAP ERP Systeme zu ermöglichen." Patrick Westrop, Account Manager bei apsolut Group.

Der eSignature Connector for Docusign

Der apsolut eSignature Connector für Docusign vereinfacht das elektronische Signieren verschiedener Dokumente, die initial in einem SAP ERP System angelegt werden. Dabei ist egal, ob Sie ein SAP ECC, SAP S/4HANA oder S/4HANA Cloud, private edition im Einsatz haben. Er macht nicht nur das Drucken, Unterschreiben und Versenden von Dokumenten auf Papier überflüssig, sondern automatisiert auch sonst manuelle Schritte (abgesehen vom Signieren) in Docusign. Dies macht den Signaturprozess schnell und einfach für Sie, egal ob Sie ein Dokument signieren lassen müssen oder ob Sie ein Unterzeichner sind.

Sie können den Signaturprozess aus Ihrem gewohnten SAP ERP System heraus starten, indem Sie ein Dokument so erstellen, wie Sie es tun würden, wenn keine Signatur erforderlich wäre. Das System wählt automatisch die richtigen Personen für die Unterschrift aus. Endanwender können jedoch auch die automatisch ermittelten Unterzeichnerinnen und Unterzeichner ändern, wenn dies erlaubt ist. Der apsolut eSignature Connector für Docusign sendet dann die gesammelten Daten über die SAP-Nachrichtenfindung als so genannten Umschlag an Docusign. Ein Umschlag ist ein Behälter für Dokumente, der an eine Empfängerin oder einen Empfänger zum Signieren gesendet wird. Er enthält Daten zu den zu signierenden Dokumenten, zu den Unterzeichnern und anderen Empfängern sowie zu den Stellen im Dokument, an denen die Unterzeichner die Dokumente signieren sollen. Sobald Sie das Dokument zur Unterschrift verschickt haben, können Sie den Unterschriftsstatus innerhalb des SAP ERP Systems überwachen. Die Umschläge können an interne Unterzeichner, wie z. B. den Leiter der Beschaffung, oder an externe Unterzeichner, wie z. B. einen Lieferanten oder Kunden, gesendet werden. Als Unterzeichnerin oder Unterzeichner werden Sie per E-Mail um Ihre Unterschrift gebeten. Sie können dann das Dokument mit einem beliebigen Gerät digital unterschreiben.

Sobald der Signiervorgang abgeschlossen ist, werden alle in Docusign signierten Dokumente automatisch in der Anlagenliste des Geschäftsobjekts im SAP ERP System zur Verfügung gestellt.

Der Connector unterstützt dabei nicht nur die oben erwähnten Anwendungsfälle im Einkauf, sondern auch Vorgänge wie z.B. Kundenaufträge (SD), Kundenrechnungen (SD) oder Mietverträge (RE-FX). Der Einsatz des Connectors ist im klassischen SAP User Interface (SAP GUI) möglich, aber auch SAP Fiori Apps werden unterstützt. Er lässt sich außerdem auch in andere SAP Add-ons für z.B. das Stammdatenmanagement integrieren.

Zeitersparnis, die sich sehen lässt anhand eines Kunden-Use Cases:

Bearbeitungszeit

Durchlaufzeit

Manuelle Signatur

80 min

Im ungünstigsten Fall bis zu 8 Wochen

Docusign eSignature

15 min

Durchschnittlich 4 Tage

Docusign eSignature + apsolut Connector

5 min

2-3 Tage

Der Weg zu automatisierten Signaturprozessen:

Papierbasierter Signierprozess

Docusign eSignature

apsolut eSignature Connector for Docusign

Manuelle Schritte

Vertrag erstellen (in SAP)

Herunterladen (PDF von SAP)

Senden (PDF zum Unterzeichner via E-Mail schicken)

Vertrag drucken

Handschritflich signieren

Dokument scannen

Senden (Dokument via E-Mail zum Absender zurücksenden)

Speichern (unterschriebene Dokumente in SAP aufbewahren)

Vertrag erstellen (in SAP)

Herunterladen (PDF von SAP)

Signiervorgang initiieren innerhalb von Docusign

Signieren

Speichern (in SAP)

Vertrag erstellen (in SAP)

Signieren in Docusign

Alle anderen Schritte erfolgen automatisch

Merkmale

• Ineffizient

• Zeitintensiv

• Fehleranfällig

• Unsicher

• Effizient

• Transparenz

• 100% rechtsgültig und compliant

• Papierlos

• Maximale Zeitersparnis

• 100% rechtsgültig und compliant

• Papierlos

Partnerschaft mit Docusign

"Wir haben uns für eine Partnerschaft mit Docusign entschieden, da das Unternehmen der Marktführer in Europa und weltweit ist. Der Bedarf an elektronischen Signaturen ist hoch und das Potential noch nicht ausgeschöpft. Docusign ist für uns ein strategischer Partner. Unsere Unternehmensvisionen sind kompatibel zueinander und ergänzen sich hervorragend." Patrick Westrop, Account Manager bei apsolut Group.

Die Partnerschaft zwischen Docusign und apsolut startete 2021 und hat seitdem vielen Organisationen geholfen, Prozesse zu digitalisieren und automatisieren. Mit dem eSignature Connector können Kundinnen und Kunden das Beste aus der Docusign eSignature Lösung herausholen.