Alles zu Contract Lifecycle Management auf einen Blick!

Ob Leasingverträge, Lieferantenverträge oder Arbeitsverträge: Effektives Vertragsmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen aller Größenordnungen. Verträge stellen die Basis sämtlicher geschäftlicher Transaktionen dar. Und dabei ist der gesamte Prozess im Blick: Ihr Lebenszyklus von der Angebotserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung und Archivierung muss sorgfältig verwaltet werden. Hier kommt das sogenannte Contract Lifecycle Management (CLM) ins Spiel, ein entscheidender Ansatz für die digitale Vertragsverwaltung, der durch moderne Technologie unterstützt wird.

Was hinter CLM-Systemen steckt und warum sie so wichtig geworden sind, erfahren Sie hier.

Was ist Contract Lifecycle Management?

Stellen Sie sich das Vertragsmanagement wie einen Hausbau vor: Nach der Planungsphase brauchen Sie die passenden Gewerke und Handwerker und auch nach der Fertigstellung werden immer wieder Renovierungen oder Instandhaltungsmaßnahmen fällig. Der Contract Lifecycle Management (CLM) bezieht sich genau auf diesen Prozess, die Verwaltung und Optimierung eines Vertrags während seines gesamten Lebenszyklus, von der Vertragsanbahnung bis zur Vertragsbeendigung.

Betrachten Sie das System wie eine Mieterin oder einen Mieter, der Ihnen jedes Mal zuverlässig mitteilt, wenn etwas erneuert werden muss. Bleibt das Haus unbewohnt, wird es mit der Zeit verfallen und am Ende Mehrkosten verursachen. Ähnlich sieht es auch bei Verträgen aus, die nicht in ein System eingepflegt und möglicherweise vergessen werden.

Das Contract Lifecycle Management hält Sie hingegen immer auf dem Laufenden und hilft Ihnen dabei, den Überblick über alle Geschäfte und digitalen Verträge zu behalten.

Die Phasen des CLM-Prozesses

Vertragsanbahnung und Angebotserstellung: Die Vertragsanbahnungsphase ist der Ausgangspunkt des CLM-Prozesses. Hier werden potenzielle Geschäftsmöglichkeiten identifiziert sowie Angebote erstellt und verfeinert, um die Bedürfnisse aller Parteien zu erfüllen.

• Verhandlungsprozess: Nachdem ein Angebot akzeptiert wurde, tritt die Verhandlungsphase ein, in der die Details des Vertrags ausgehandelt werden. Dies umfasst die Festlegung von Konditionen, Preisen, Lieferbedingungen und anderen wichtigen Bestimmungen.

• Vertragsunterzeichnung und Ausführung: Sobald alle Parteien zufrieden sind, wird der Vertrag unterzeichnet und tritt in Kraft. Mit der elektronischen Signatur können Sie hier einen nahtlosen digitalen Prozess aufsetzen. Diese markiert den Beginn der Ausführungsphase, in der die Vertragsbedingungen umgesetzt und eingehalten werden müssen.

• Vertragsüberwachung und -verwaltung: Während der Laufzeit des Vertrags müssen die Vertragsbedingungen beobachtet und verwaltet werden. Dies umfasst die Verfolgung von Vertragsfristen, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die Behandlung von Änderungsanforderungen.

• Vertragsverlängerung, Beendigung und Archivierung: Am Ende der Vertragslaufzeit wird der Vertrag entweder verlängert, wenn alle Parteien zustimmen, oder beendet. Dies kann auch den Prozess der Vertragsneuverhandlung oder -erneuerung beinhalten. Der abgelaufene Vertrag wird zur Aufbewahrung elektronisch archiviert.

Warum ist es sinnvoll, den CLM-Prozess mit einem System zu erfassen?

Die manuelle Verwaltung von Verträgen kann zeitaufwendig sein und zu Fehlern bzw. Lücken führen – insbesondere bei großen Mengen an bestehenden Verträgen. Hier kommen CLM-Systeme ins Spiel, die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags digital aufnehmen und verwalten. Durch den Einsatz von CLM-Software profitieren Unternehmen von folgenden Punkten:

• Effizienz steigern: Automatisierte Workflows und Vorlagen beschleunigen den Vertragsprozess und reduzieren manuelle Eingriffe, was zu schnelleren Abschlüssen führt.

• Risiken minimieren: CLM-Systeme ermöglichen eine optimale Überwachung von Vertragsfristen, Compliance-Anforderungen und weiteren Faktoren, was das Risiko von Vertragsverletzungen oder rechtlichen Problemen reduziert.

• Kosten senken: Durch die Optimierung des Vertragsmanagements können Sie unnötige Verzögerungen, Fehler oder unrentable Vertragsbedingungen vermeiden.

• Bessere Transparenz und Kontrolle: CLM-Systeme bieten einen zentralen Ort für die Speicherung und Verwaltung von Vertragsdokumenten, was eine bessere Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragsbestand ermöglicht.

Docusign CLM für Ihr Unternehmen

Contract Lifecycle Management erleichtert den gesamten Lebenszyklus und hilft dabei, Ihre Verträge zu verwalten und auf den neuesten Stand zu bringen. Durch die Digitalisierung von Verträgen und die Nutzung elektronischer Signaturen können Unternehmen den Weg zu einer agileren und wettbewerbsfähigeren Vertragsverwaltung einschlagen. Mit sicherer Identitätsverifikation und der Einhaltung der eIDAS-Verordnung bietet Docusign umfassende Lösungen für modernes Vertragsmanagement.