9 Wege, wie Docusign eSignature den ROI steigert

Mit der können Unternehmen Verträge digital und sicher erstellen, anpassen, versenden und unterschreiben. Mit Hunderten Millionen digital versendeter Unterschriften wissen wir, dass Unternehmen die Schnelligkeit und Einfachheit der elektronischen Unterschrift schätzen - und ihre Kundinnen und Kunden auch.

Die elektronische Signatur bringt allen Beteiligten im Vertragsprozess einen Mehrwert, einschließlich Kunden sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Bereichen Personalwesen, Vertrieb, Recht, Einkauf, IT und in viele weiteren. Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit der elektronischen Signatur bietet den Kundinnen und Kunden das vernetzte digitale Erlebnis, das sie erwarten, während die Mitarbeiter die gesteigerte Effizienz schätzen, die die betrieblichen Prozesse beschleunigt. Compliance-Teams vertrauen auf einheitliche und standardisierte Systeme, die das Risiko verlorener oder mangelhaft ausgeführter Verträge reduzieren.

Schneller, einfacher und sicherer – das wirkt sich auf die gesamte Effizienz des Unternehmens aus. Im folgenden wollen wir uns daher die wirtschaftliche Rentabilität etwas näher ansehen und Schritt für Schritt den ROI (Return on Investment) der elektronischen Signatur ermitteln.

Bevor wir loslegen, lassen Sie uns darüber sprechen, was mit Return on Investment (ROI) gemeint ist und wie dieser gemessen werden kann.

Was ist Return on Investment (ROI)?

Eine hoher ROI (auch Kapitalrendite) bedeutet, dass die Gewinne der Investition in einem günstigen Verhältnis zu ihren Kosten stehen. Als Leistungsmaßstab wird der ROI verwendet, um die Effizienz einer Investition zu bewerten oder die Effizienz mehrerer verschiedener Investitionen zu vergleichen.

Wie wird der ROI gemessen?

Um den Gesamtwert einer Investition in elektronische Signaturen zu berechnen, muss eine strategische Wertanalyse die folgenden drei grundlegenden Elemente beinhalten:

• Kosteneinsparungen (Papier, Schreibmaterial, Ausdrucke)

• Produktivitätsvorteile (Geschwindigkeit, mit der Sie die anstehende Aufgabe voranbringen)

• Ertragssteigerung (der prognostizierte Wert, den Sie durch diese Investition erzielen)

Hier sind neun Möglichkeiten, wie die elektronische Signatur einen positiven Return on Investment liefert und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden schaffen kann.

1. Mitarbeiterproduktivität

Verträge und Dokumente sind im Geschäftsleben allgegenwärtig. Docusign eSignature gibt Unternehmen die Möglichkeit, Verträge nicht nur digital zu unterzeichnen, sondern auch alle Hindernisse vor und nach der Unterschrift zu beseitigen. Dazu gehören das Auffinden und die korrekte Weiterleitung von Dokumenten zur Unterzeichnung, die anschließende zentrale Ablage von Dokumenten und die Einleitung nachfolgender Prozesse und Aktionen. Da 90 % der Verträge immer noch manuell vorbereitet werden, ergeben sich dadurch viele Hindernisse und unnötige Verzögerungen.

Mit eSignature ist es möglich, Dokumente in Minuten statt in Tagen unterschreiben zu lassen. Stellen Sie sich die zusätzliche Zeit vor, die Ihre Teams haben würden, wenn jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter auch nur eine Stunde des täglichen Vertragsmanagements einsparen könnte.

Erfahren Sie, wie die E-Signatur funktioniert.

2. Kostenreduzierung

Durch die elektronische Signatur entfallen die Kosten für das Auffinden, Drucken, Versenden und Lagern von Verträgen. Die Reduzierung dieser Bearbeitungskosten bedeutet eine durchschnittliche Ersparnis von 33 Euro pro Dokument. Außerdem entfallen die versteckten Kosten im Zusammenhang mit menschlichen Fehlern und NIGO-Dokumenten (not in good order), deren Bearbeitung bis zu viermal so viel kosten kann wie die Bearbeitung von Verträgen, die beim ersten Mal korrekt eingereicht wurden. Wenn man hier kurz nachrechnet, was allein an Kosten für Büromaterial zusammen kommt, hat sich die Frage schnell erübrigt, ob sich eine Umstellung von Papier auch auszahlt.

3. Beschleunigung des Umsatzes

Docusign eSignature beseitigt Fehler und frustrierende manuelle Erfahrungen, die den Verkauf verlangsamen. Ein schnellerer Vertragsabschluss bedeutet eine schnellere Umsatzrealisierung. Mit eSignature werden bis zu 79 % der Verträge in weniger als einem Tag und 44 % in weniger als 15 Minuten abgeschlossen. Die Wahl einer eSignature-Lösung, die auch die Möglichkeit bietet, Zahlungen während des Unterzeichnungsprozesses einzuholen, hilft jedem Unternehmen, schneller vom Vertrag zum Umsatz zu gelangen.

4. Effizienz

Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, nach Status-Updates und nächsten Schritten einer Vereinbarung zu fragen. Mit Docusign eSignature kann jeder in Echtzeit verfolgen, wer seinen Teil des Unterzeichnungsprozesses abgeschlossen hat (und wer nicht). Wenn Sie dasselbe Dokument an eine große Anzahl von Empfängerinnen und Empfängern senden, können Sie Zeit und Fehler sparen, die mit der manuellen Erstellung und dem Versand separater Dokumente an mehrere Empfängerinnen und Empfänger verbunden sind, und zwar mit der Massenversandfunktion. Importieren Sie einfach eine Liste von Unterzeichnerinnen und Unterzeichnern, und jede Person erhält eine eigene Kopie desselben Formulars zum Unterschreiben.

Ein digitales Vertragsmanagement und die damit verbundene schnellere Bearbeitung von Verträgen erhöht die Gesamttransparenz von Geschäftsprozessen. Das bedeutet weniger Wartezeiten und mehr Zeit zum Handeln. Durch die Reduzierung von Anlagen im Zusammenhang mit Verkäufen, Zahlungen und Bestandsverhandlungen können Unternehmen Einnahmen schneller als je zuvor verbuchen.

5. Innovationsgeschwindigkeit

Die Einführung von eSignature beschleunigt die digitale Transformation im gesamten Unternehmen. Durch die Abkehr von papierbasierten Unterschriften modernisieren die Teams die Infrastruktur, um einen hochmodernen Technologie-Stack zusammenzustellen.

eSignature beschleunigt nicht nur das Einholen von Signaturen, sondern lässt sich auch in Hunderte von gängigen Business-Tools integrieren und kann darüber hinaus viele Prozesse automatisieren und damit mühsame Doppelarbeit vermeiden. Digitale Prozesse erhöhen die Konnektivität zwischen Abteilungen eines Unternehmens und verschaffen Ihrer IT-Abteilung eine größere Kontrolle über das gesamte Technologiesystem. Durch die Verpflichtung zu dieser digitalen Transformation reduzieren Unternehmen interne und externe Entwicklungskosten sowie die Opportunitätskosten für nicht realisierte Innovationen.

6. Kundenerfahrung

Kundinnen und Kunden erwarten schnelle, bequeme und technologiebasierte Erfahrungen. Die Modernisierung von Vertragsprozessen und die Beseitigung von Hindernissen durch unzusammenhängende, manuelle Arbeit bietet die reibungslose digitale Erfahrung, die sich Kunden wünschen, mit geringem Implementierungsaufwand oder Risiko.

Elektronische Signaturen ermöglichen es Ihren Kunden, Mitarbeiterinnen und Partnern, Verträge jederzeit, von praktisch jedem Ort und auf jedem Gerät abzuschließen. Die Responsive Signing-Funktionalität passt die Dokumentenformatierung an die Größe und Ausrichtung des Geräts an, sodass Kunden keine PDFs hin und her zoomen müssen, wenn Sie auf Dokumente zugreifen.

7. Risiko-Reduzierung

E-Mail ist eine der anfälligsten Plattformen für Cyberangriffe, dennoch haben 80 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon einmal einen Vertrag per E-Mail verschickt. Das Versenden und Unterschreiben von Verträgen auf digitalem Wege reduziert das Cyber-Risiko erheblich – und verringert auch das Betriebs- und Lieferantenrisiko. Die digitale Speicherung von Verträgen reduziert auch die Möglichkeit, sich mit der Wiederherstellung von Dokumenten zu beschäftigen.

8. Einhaltung von Vorschriften – Compliance

Docusign erfüllt einige der strengsten EU- und globalen Sicherheitsstandards - einschließlich GDPR - und entspricht der der eIDAS-Verordnung der EU. Jede rechtsverbindliche Vereinbarung, die über eSignature gesendet wird, erzeugt und speichert einen robusten Prüfpfad, der vor Gericht zulässig ist. Die Sicherheitsmaßnahmen von Docusign umfassen strenge Datenschutzrichtlinien, Zugangskontrollen und regelmäßige unabhängige Audits zur Gewährleistung der Einhaltung von Branchenstandards.

9. Umweltmanagement

Unternehmen, die sich bei der Unterzeichnung von Geschäftsverträgen auf manuelle, veraltete Systeme verlassen, verschwenden Zeit, Geld und Papier. Ohne elektronische Signaturen müssen Dokumente ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und zurückgeschickt werden. Diese Dokumente müssen über mehrere Jahre gelagert werden und letztlich noch geschreddert werden. Mit der elektronischen Signatur entfällt die Notwendigkeit des Druckens vollständig, was den Papierverbrauch und den Abfall reduziert.

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