In 6 Schritten zum papierlosen Büro

Der Trend des papierlosen Arbeitens reißt nicht ab, ganz im Gegenteil. Seitdem das Thema Nachhaltigkeit im Fokus vieler Verbraucher, Mitarbeiter und Unternehmen steht, werden auch die Arbeitsabläufe genauer unter die Lupe genommen. Fazit: Umweltfreundlich arbeiten wird zum Muss.

Neben dem Umweltschutz zwingt uns auch die Pandemie zum Umdenken. Der Arbeitsplatz zuhause, am Küchentisch oder auf dem Sofa, ist für viele zur Normalität geworden und damit auch das Arbeiten ohne Scanner und Drucker gefragter denn je. Arbeiten von überall ist spätestens seit 2020 für viele Mitarbeiter Realität, verläuft deshalb aber noch lange nicht reibungslos und produktiv.

Wie erleichtert das papierlose Arbeiten den Arbeitsalltag im Heimbüro? Was macht ein funktionierendes papierloses Büro aus? Mit diesen sechs Schritten gelingt Ihnen die Transformation zum  papierlosen Arbeiten, ob im Homeoffice oder im Büro.

Die Umwelt liegt Ihnen am Herzen? Uns auch! Erfahren Sie mehr über unser Engagement Docusign for Forests.

Schritt 1: Adieu Zettelwirtschaft, hallo digitale Notizen!

Digitale Notizen setzen den Stapeln von Notizbüchern ein Ende, die sich, besonders beim Arbeiten von zuhause, auf dem Schreibtisch, in Aktenschränken und Mülleimern breit machen.

Nicht nur der Platz, den Sie sich zurückerobern, auch der Effizienzgewinn ist enorm: Denken Sie nur an all die Zeit, die Sie auf der Suche nach dieser einen Papiernotiz verlieren. Das übernimmt ab jetzt die Suchfunktion! Mit Apps wie Microsoft OneNote, GoodNotes oder Evernote erstellen Sie nicht nur digitale Notizen, Sie können sie auch über verschiedene Plattformen hinweg teilen oder Kollegen zur Mitarbeit einladen.

Schritt 2: Zeit für papierloses Projektmanagement

Wenn auch in variierenden Ausmaßen, in unserem Job sind wir alle immer auch ein bisschen Projektmanager. So hat auch jeder mehr oder weniger gedruckte Dokumente, Post-Its und To-Do-Listen zuhause und im Büro verteilt, um den Überblick über seine Aufgaben und Ideen zu behalten. Mit einem digitalen Projektmanagement lassen sich Arbeitsaufgaben effizienter und papierlos verwalten.

Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello und Co. können noch mehr: Die Struktur hilft Ihnen Ordnung zu behalten, Benachrichtigungen erinnern an Deadlines, die Kommentarfunktionen erlauben gemeinsames Brainstorming und Verantwortlichkeiten können Sie über mehrere Geräte und Plattformen hinweg zuzuweisen.

Ob Mobilität oder Produktivität, ob im Büro oder zuhause, ob Umweltschützer oder Produktivitäts-Guru: Für jeden Mitarbeiter gibt es einen guten Grund, sich vom papierbasierten Arbeiten zu verabschieden. Entdecken Sie die Vorteile des papierlosen Büros.

Schritt 3: Rechtsgültig und sicher, gerade ohne Papier

Digitale Dokumente und Verträge können weder vergessen noch liegen gelassen werden und jede Freigabe passiert in der Regel bewusst und gewollt. Das sind sehr gute Voraussetzungen für die Einhaltung des Datenschutzes und Rechtssicherheit im papierlosen Büro.

Prüfen Sie nichtsdestotrotz, welche Compliance-Vorschriften und Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen gelten. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement werden ihre Daten sicher und dauerhaft aufbewahrt.

Schritt 4: Cloud-basierte Lösungen geben papierlosen Dokumenten und Verträgen eine Heimat

In der Cloud speichern Sie Dokumente jeder Art, teilen und präsentieren oder machen Sie berechtigten Parteien für die Bearbeitung zugänglich. Arbeiten von überall wird mit der Cloud-basierten Lösungen zum Kinderspiel: mit ihrem Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer Internetverbindung können Sie auch von unterwegs sicher auf Ihre Dokumente zugreifen.

Tipp Papierloses Büro: Cloud-Lösungen sind oft sicherer als das papierbasierte Dokumentenmanagement. Die Freigabeberechtigungen schützen die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente und garantieren den Zugriff ausschließlich für berechtigte Personen.

Schritt 5: Papierlose Verträge elektronisch unterschreiben

Im nächsten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro können Sie Ihre gedruckten Verträge, Rechtsdokumente, vertragliche Vereinbarungen, Rechnungen oder Finanzierungsdokumente einfach wegwerfen! 

Sie haben richtig gelesen – vorausgesetzt, Sie benutzen ab jetzt eine elektronische Unterschrift. Die elektronische Signatur reduziert den Papierverbrauch und beschleunigt den Prozess für Kunden, Partner und Besucher, indem sie Vereinbarungen einfach und unbürokratisch online teilen und unterzeichnen.

Tipp Papierloses Büro: Die elektronische Unterschrift ist genauso konform und rechtsgültig wie händisch unterschriebene Verträge und Dokumente. Erfahren Sie hier, welche 10 Dokumententypen Sie schneller und einfacher elektronisch unterschreiben.

Schritt 6: Mit papierlosem Dokumentenmanagement durchstarten

Herzlichen Glückwunsch, Sie sind am letzten Schritt auf Ihrer Reise zum papierlosen Büro angelangt. Die konsequente Digitalisierung Ihres gesamten Vertragsprozesses von A bis Z  wird durch ein modernes Contract Lifecycle Management (CLM) ermöglicht.

Die Automatisierung von Vertragsprozessen vom ersten bis zum letzten Schritt – von der Vorbereitung bis hin zum Unterzeichnen, Ausführen und Verwalten – digitalisiert den kompletten Prozess und ermöglicht Ihnen schnelles, produktiveres und papierloses Arbeiten.

Die Docusign Agreement Cloud erlaubt Ihnen all dies mit nur einer einzigen Anwendung: Die zentrale Verwaltung wichtiger Dokumente sowie das Speichern, Suchen und Analysieren von Verträgen bietet Docusign aus einer Hand an.

In Kombination mit der elektronischen Signatur ist der Vertragszyklus von der Vorbereitung bis zur Verwaltung vollständig digital abbildbar. Dem umweltfreundlichen Arbeiten ohne Drucker, Scanner oder Fax steht nun nichts mehr im Weg – willkommen in Ihrem papierlosen Büro!

Noch mehr Inspiration zum papierlosen Büro gibt’s im On-Demand Webinar „Das papierlose Unternehmen“.